Listagem de Questões sobre Geral
Verifica-se por parte do profissional de secretariado que, no âmbito organizacional, ele pode se deparar com três tipos diferentes de atendimento ao cliente, seja cliente interno ou externo. Esses atendimentos podem ser:
presencial, formal e amistoso.
telefônico, institucional e informal.
online, informal e institucional.
presencial, receptivo e formal.
presencial, telefônico e online.
Um processo de comunicação ineficiente ocasiona uma infinidade de problemas no atendimento ao cliente interno e externo. Deve-se, enquanto profissional de secretariado, reconhecer e minimizar alguns ruídos de comunicação com vistas a promover um atendimento de qualidade. O profissional de secretariado necessita então conhecer bem os aspectos mais importantes da comunicação, que são:
clareza, compreensão e calma.
formalidade, objetividade e calma.
compreensão, flexibilidade e imparcialidade.
calma, prolixidade e informalidade.
parcialidade, clareza e objetividade.
A agenda eletrônica ou física demanda por parte do profissional de secretariado competência, organização e responsabilidade quanto ao manuseio e uso. O secretário deve organizar e gerenciar os compromissos de sua chefia com extrema cautela e atenção. Nesse sentido, a agenda deve
ser elaborada em parceria com a agenda do secretário para que não hajam riscos de esquecimento.
ser elaborada de maneira que deixe sua chefia livre para optar pelos compromissos mais urgentes.
ser elaborada com a finalidade de lembrar sua chefia de compromissos profissionais e atividades organizacionais.
ser elaborada para lembrar de eventos institucionais junto a fornecedores e clientes.
ser elaborada mensalmente, levando-se em conta os compromissos particulares, sociais e familiares.
mencionar os presentes, o expediente e o coordenador da reunião.
mencionar o local, a data e o horário da reunião para ciência de todos.
citar a pauta, elencando os assuntos tratados e as deliberações.
mencionar os assuntos tratados na reunião anterior.
citar os nomes dos presentes, do(a) secretário(a), a data, o local e o horário da reunião.
Nas organizações, a divisão física dos espaços contribui com a produtiva disposição de máquinas e equipamentos, promovendo um bom funcionamento dos trabalhos. Pode-se afirmar que a representação gráfica da distribuição de móveis e/ou equipamentos de uma determinada sala ou local de trabalho recebe o nome de
flow chart.
desenho geométrico.
lay-out.
planta administrativa.
flip chart setorial.
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