Questões de Secretariado Executivo

Nas instituições em que os documentos recebem números à medida que chegam, utiliza-se o chamado sistema indireto, em que o secretário é obrigado a
  • A. adquirir pastas A-Z para guardar os papéis.
  • B. enviar para o protocolo a lista de correspondentes habituais.
  • C. recomeçar, a cada mês, a numeração.
  • D. elaborar índices para acessar a documentação.
  • E. aplicar visores e janelas às fichas numéricas.
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O ato pelo qual determinado documento passa a formar processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido como
  • A. autuação.
  • B. anexação.
  • C. juntada.
  • D. apensamento.
  • E. aditamento.
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Quando se retira um documento do local em que fica armazenado, coloca-se no lugar, para sinalizar sua remoção temporária, uma papeleta ou ficha a que se dá o nome de
  • A. sinalética.
  • B. bandeira.
  • C. guia-fora.
  • D. marcador.
  • E. tira.
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Na redação da correspondência, o secretário deverá utilizar
  • A. fonte Arial 12, superlativos e numeração em todas as páginas.
  • B. fonte Calibri 11, vocativos e numeração a partir da segunda página.
  • C. os superlativos Ilustríssimo e Digníssimo, numeração de todas as páginas e fonte Arial 10.
  • D. fonte Times New Roman 12 no texto geral, 11 nas citações e 10 no rodapé.
  • E. vocativos, fonte Arial Black 10 no texto geral e 8 nas citações.
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O trabalho de organização de eventos e viagens demanda a elaboração de projeto, além da parceria do secretário com a chefia e os demais departamentos envolvidos na atividade. Três são as fases de um evento: pré-evento, transevento e pós-evento. Para monitorar as ações durante o transevento, o secretário deve utilizar algumas ferramentas:
  • A. verificação da convocação dos convidados, pauta, expediente e local.
  • B. pauta, lista de convidados, local e previsão orçamentária.
  • C. cronograma, checklist, matriz de responsabilidades e previsão orçamentária.
  • D. agenda, lista de convidados, expediente e nome dos participantes.
  • E. cronograma, expediente, convocação e agenda.
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Organizar e assessorar uma reunião demanda, por parte do secretário, conhecimentos, informações e atitudes para que seu objetivo seja atingido. Agendamento prévio, convocação de participantes, horário e pauta são fundamentais para uma reunião produtiva. Na confecção da ata, documento que registra resumidamente as ocorrências da reunião, é da rotina do secretário não deixar de registrar, além da data, do horário e do local,
  • A. o tema, a convocação, a moderação e o foco.
  • B. o motivo de sua realização, os tópicos discutidos e os equipamentos utilizados.
  • C. a motivação, o teor da convocação e a moderação.
  • D. quem coordenou, a motivação e o foco.
  • E. o tema, quem coordenou, os comparecimentos e os tópicos discutidos.
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O relacionamento que o secretário deve manter com o chefe é condição de extrema importância para o bom desempenho de suas atividades, afetando diretamente os resultados das tarefas. Para que tal relação seja produtiva em todos os aspectos, é necessário
  • A. conhecer todos os conceitos de inteligência emocional e aplicá-los ao chefe, testando-os todos os dias.
  • B. aceitar o temperamento e a personalidade do chefe, fazendo com que ele entenda também o seu temperamento e a sua personalidade.
  • C. ter conhecimento sobre si, sobre a cultura organizacional e sobre os fatores que influenciam o comportamento do chefe.
  • D. preocupar-se em realizar as atividades sob sua responsabilidade, sem se focar exatamente na comunicação produtiva.
  • E. buscar ajuda de profissionais da área de relacionamento interpessoal, para compreender exatamente a personalidade de seu chefe e manter-se no emprego.
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Controlar eficazmente a agenda e o follow-up é uma das técnicas mais produtivas para a rotina de um secretário, pois essas ferramentas, em sintonia com as atividades e responsabilidades do chefe, auxiliam de forma produtiva a administração do tempo e seus compromissos diversos. Na pasta de follow-up, o secretário deve guardar, especificamente,
  • A. originais e documentos importantes.
  • B. ficha de acompanhamento do assunto.
  • C. processos jurídicos e administrativos em sua íntegra.
  • D. relação de contatos de todos os departamentos.
  • E. planilha de aniversários dos familiares e amigos do chefe.
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O secretário deve estar sempre atento para receber clientes internos e externos, tratá-los com competência e cortesia e proporcionar a todos um ambiente organizacional positivo. Três atitudes são necessárias na recepção e no atendimento ao cliente:
  • A. ativas, reativas e proativas.
  • B. reativas, proativas e lânguidas.
  • C. ponderadas, resilientes e inativas.
  • D. resilientes, reativas e rígidas.
  • E. ponderadas, letárgicas e ativas.
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O ato de controlar e fiscalizar o material utilizado em seu departamento contribui para que o secretário funcione como unidade de apoio na gestão de recursos materiais. Ao detectar que um membro da equipe está utilizando em demasia e em benefício próprio os serviços de reprodução de documentos, o secretário deve
  • A. informar imediatamente, por telefone, o chefe direto do membro da equipe, para que tome as providências cabíveis.
  • B. encaminhar e-mail ao membro da equipe, informando que tomará providências em relação ao bloqueio das máquinas e dos papéis do departamento para fins pessoais.
  • C. publicar mensalmente no quadro de avisos do departamento uma planilha de custos com reprodução de documentos pessoais, como forma de chamar a atenção de todos para tal prática.
  • D. estabelecer critérios para tal prática, apresentando ao departamento as despesas dela decorrentes e solicitando cautela e autorização para esse fim.
  • E. relatar o ocorrido ao seu chefe, solicitando que o membro da equipe seja transferido de imediato para outro setor, já que a prática é rotineira e traz prejuízo ao departamento.
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