Listagem de Questões sobre Geral
O profissional de secretariado deve estar atento para que o objetivo da correspondência seja alcançado quando da elaboração de sua redação. Uma das partes que formam a correspondência comercial é o Vocativo. Entende-se por Vocativo como
o coração de toda correspondência pública.
a saudação inicial dirigida ao destinatário.
informações que seguem no envelope da correspondência.
o gênero do texto comercial.
a estrutura padrão de correspondências públicas.
O profissional de secretariado gerencia uma infinidade de documentos empresariais em sua rotina profissional. Deve ter domínio e conhecer a tipologia e a finalidade desses documentos em seu departamento ou organização com a finalidade de facilitar o trâmite de documentos. É correto afirmar que
ofício é o documento mais utilizado no processo de comunicação das empresas privadas.
ofício e requerimento têm a mesma função nas repartições públicas.
oficio e procuração têm a mesma função nas empresas privadas em função do seu caráter público.
ofício exige da repartição pública que seja redigido em papel timbrado e não utilizado para assuntos alheios ao departamento.
ofício e memorando são processos de comunicação das empresas privadas e de caráter público.
O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve
identificar a empresa, seu departamento e dizer seu nome.
cumprimentar o interlocutor e perguntar quem fala e o que deseja.
identificar a empresa, dizer seu nome e cumprimentar o interlocutor.
quando possível evitar o “alô”, identificando apenas o seu departamento.
após o quarto toque atender e perguntar ao interlocutor com quem ele quer falar.
O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:
utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.
encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.
informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.
encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.
Com o desenvolvimento da tecnologia e a disseminação rápida das informações entre empresas e departamentos, os profissionais de secretariado passaram a compreender melhor o valor das informações e da guarda de documentos de forma a proporcionar rapidez na sua localização quando solicitado. Considera-se também uma forma de guarda de documentos o GED, que significa
gerenciamento eletrônico de documentos.
gestão executiva de documentos.
gestão específica de documentos.
gerenciamento executivo de documentos.
gestão eletrônica de documentos.
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