Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

de respeito aos fundos e da ordem original.

da unicidade e da ordem primitiva.

da proveniência e da autenticidade.

do ciclo vital e do método histórico.

O sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance.

O sistema deve ser flexível. Os símbolos (notação/código) não devem estar vinculados a coisas sujeitas a alterações.

O sistema deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação.

O sistema deve determinar a estrutura de distribuição das unidades de classificação.

I e II.

I e III.

II e IV.

III e IV.

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.

identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.

As ampliações fotográficas devem ser mensuradas por metro linear.

Os negativos fotográficos devem ser quantificados por fotograma.

Os mapas e plantas devem ser mensurados por metro cúbico.

Os filmes cinematográficos devem ser quantificados pelo número de planos existentes em cada rolo.