Questões de Arquivologia do ano 2025

O assistente administrativo da Hemobrás (empresa pública) tem, entre inúmeras outras atribuições, a responsabilidade pela conferência, atualização e arquivamento de documentos. Por isso, ele deve estar consciente dos desafios impostos pela era digital, em que o avanço das tecnologias da informação trouxe um incremento na produção, no processamento, na circulação e no armazenamento de informações em escala nunca antes vista. Em relação à gestão arquivística de documentos digitais com a finalidade de mantê-los confiáveis, autênticos e acessíveis, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.
( ) A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados – informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
( ) A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitada a legislação vigente.

A sequência está correta em

Quanto às técnicas tradicionais de arquivo mais comumente utilizadas, considere as informações a seguir:
Consiste em organizar os documentos tendo por base os assuntos neles tratados. Quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem reduzidos, a organização pode obedecer à ordem dicionária ou à ordem enciclopédica. Por sua vez, quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem elevados, recomenda-se optar por um dos três seguintes métodos:
I. Método duplex: a documentação é dividida em classes ilimitadas, conforme os assuntos, à medida que outras necessidades forem surgindo, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.
II. Método decimal: divide-se em nove classes principais. Uma décima classe será reservada para os assuntos gerais que não podem ser incluídos em uma das nove classes preestabelecidas.
III. Método unitermo: consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visível e previamente determinado.

Assinale a alternativa que contém o método (técnica) de arquivo caracterizado anteriormente.

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Sobre os métodos de arquivamento avalie as sentenças:

I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.
II - No método numérico, o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico. No Método Numérico cronológico para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização.
III - Já no Método Numérico simples, utiliza-se a cronologia se refere a tempo, nesse caso relativa a uma data ou a um período relacionado aos documentos. Com esse método, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.
IV - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.
V - No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico.

Após a análise pode-se afirmar:

No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Sobre a teoria das três idades, avalie as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
II - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VI - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, os documentos de segunda idade ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
VII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.
VIII - Os documentos de terceira idade devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o arranjo - isto é, a classificação desses arquivos -, a conservação e a descrição dos documentos.

Após a análise, pode-se afirmar:

Sobre as funções do arquivo, analise as sentenças:

I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
II - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação,
III - Garantir o fluxo de pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
IV - Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação.
V - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
VI - Executar as funções específicas, conforme a organização e administração da instituição.

Após a análise, pode-se afirmar: