Questões de Secretariado Executivo da INAZ

#Questão 1105654 - Secretariado Executivo, Organização e Metodos, INAZ , 2025, Prefeitura de Bocaina do Sul - SC, Telefonista

A organização de registros e a gestão de agendas de contatos são atividades fundamentais para a eficiência do atendimento e para o controle das interações com clientes, parceiros ou colegas de trabalho. A forma como esses registros são mantidos influencia diretamente a produtividade e a qualidade do atendimento.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas para organização de registros e gestão de agendas de contatos.

A organização de registros deve ser feita de forma flexível, utilizando um sistema digital ou manual conforme a conveniência do momento, sem a necessidade de um padrão de organização fixo.

A agenda de contatos deve ser mantida em um único documento compartilhado, sem a necessidade de categorização dos contatos, para garantir fácil acesso a todas as informações.

O uso de ferramentas de gestão de contatos e registros deve ser automatizado, sem a necessidade de intervenções manuais, para evitar erros de digitação e garantir que os dados sejam organizados de maneira eficiente.

A organização de registros deve incluir, além dos dados de contato, notas sobre interações anteriores e a categoria do contato, para facilitar o acesso a informações relevantes em futuros atendimentos.

A gestão de contatos deve ser centralizada em uma única lista de contatos, sem a necessidade de manter registros separados por categorias ou departamentos, para facilitar a consulta em um único lugar.

#Questão 1105671 - Secretariado Executivo, Comportamento, Postura, INAZ , 2025, Prefeitura de Bocaina do Sul - SC, Recepcionista

A gestão de agendas e a recepção de visitantes são funções fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer ambiente corporativo. A eficácia no controle de compromissos e a hospitalidade na recepção podem refletir diretamente na imagem da empresa.

Assinale a alternativa CORRETA sobre boas práticas no controle de agendas e recepção de visitantes.

É importante garantir que a agenda seja atualizada em tempo real e que haja flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos, como mudanças de horário ou compromissos adicionais.

O controle de agendas deve ser realizado apenas por uma pessoa, evitando que outros membros da equipe intervenham para garantir a organização e a confidencialidade dos compromissos.

A recepção de visitantes deve ser sempre impessoal, limitando-se a registrar suas informações e direcioná-los, sem fazer qualquer tipo de interação além do necessário.

A recepção de visitantes deve ser feita apenas com a comunicação básica de que o visitante está aguardando, sem necessidade de acompanhamento ou oferecimento de conforto.

A gestão de agendas deve ser centralizada em um sistema físico de anotações, para que todos os compromissos sejam registrados de forma manual e acessível.

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