Listagem de Questões sobre Geral
O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve
identificar a empresa, seu departamento e dizer seu nome.
cumprimentar o interlocutor e perguntar quem fala e o que deseja.
identificar a empresa, dizer seu nome e cumprimentar o interlocutor.
quando possível evitar o “alô”, identificando apenas o seu departamento.
após o quarto toque atender e perguntar ao interlocutor com quem ele quer falar.
O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:
utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.
encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.
informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.
encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.
Na maioria das empresas e repartições, o fluxo de documentos costuma ter um volume grande de manuseio e arquivamento. Alguns documentos não podem sofrer alterações em seu conteúdo. Quando isso ocorre, o profissional de secretariado deverá converter esse documento para
excel.
pdf.
acces.
leitura.
arquivo eletrônico.
A Ata é um tipo de documento muito utilizado na redação oficial. Entende-se Ata como
um documento em que são lançadas as ocorrências de uma reunião.
um gênero de texto específico para registrar fatos ocorridos em reuniões anteriores.
um documento do qual pessoas ou entidades confirmam o conhecimento que se tem de determinados fatos.
um documento pelo qual empresas ou entidades públicas ou privadas intimam pessoas a comparecerem em assembleias.
um documento de convocação expedido pelos gestores de uma entidade pública ou privada.
As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de
cronograma.
diagrama.
pentagrama.
organograma.
fluxograma.
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