Questões de Arquivologia da IADES

O correio eletrônico institucional pode ser utilizado para tratar de assuntos particulares, incluindo o envio das chamadas “correntes”.

O correio eletrônico é uma ferramenta cara e de difícil utilização.

Na utilização do correio eletrônico institucional, deve-se utilizar uma linguagem compatível com a comunicação oficial.

O campo “assunto” é optativo, não tendo valor para a organização documental posterior.

Dispensa-se o tratamento respeitoso quando se utiliza o correio eletrônico institucional caso os interlocutores sejam conhecidos uns dos outros.

As mensagens de correio eletrônico não possuem valor documental.

Para que a mensagem do correio eletrônico tenha valor documental e seja aceita como documento oficial, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente.

A mensagem do correio eletrônico só terá valor documental se for impressa e autenticada em cartório.

Por ser amplamente utilizada como substituta da correspondência tradicional, qualquer mensagem do correio eletrônico pode ser utilizada como documento oficial.

O correio eletrônico não deve ser utilizado para tratar de assuntos oficiais.

O protocolo é atividade de produção.

A avaliação e a determinação de prazos dos documentos do arquivo são atividades da utilização.

A produção, a utilização e a destinação são fases básicas da gestão de documentos.

A produção e o arquivamento dos documentos em correntes e intermediários são atividades da produção.

São fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização, a tramitação e a destinação.

O protocolo deverá abrir toda documentação recebida.

O protocolo deverá encaminhar a documentação sigilosa recebida após o devido cadastro em sistema informatizado.

Na etapa de recebimento, deverá ser aposto carimbo específico de protocolo (numerador/datador) no documento recebido.

Documentos ostensivos serão automaticamente enviados aos seus destinatários sem processo de recebimento no protocolo.

A correspondência particular deverá se submeter aos mesmos processos dados aos documentos ostensivos da organização no recebimento.

Alfabético.

Duplex.

Ideográfico.

Enciclopédico.

Protocolado.