Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

São formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio Lodolini.

Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem parte da gestão de documentos.

Os documentos mantidos no arquivo intermediário possuem, necessariamente, valor fiscal ou legal.

Os documentos do arquivo intermediário pertencem à unidade que tem por atribuição o gerenciamento do arquivo intermediário.

São formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.

A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.

Ela pode ser constituída apenas da identificação dos conjuntos documentais e da destinação final.

É o instrumento utilizado também em massas documentais acumuladas.

Os prazos nas fases corrente e intermediária são sempre expressos em anos.

É adequado definir os prazos de guarda dos documentos, independentemente da classificação desses documentos.

Considerando a relação custo-benefício, recomenda-se guardar os documentos em caixas, pastas e envelopes comuns.

Adicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.

O mobiliário do arquivo deve ser confeccionado e posicionado segundo as normas relativas à qualidade e resistência das peças e as normas de segurança no trabalho, além de proteger contra danos físicos ou químicos e permitir o acesso fácil e seguro aos documentos.

Ao acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, deve-se dobrá-los cuidadosamente, segundo as medidas da embalagem, para evitar que partes do documento saiam do invólucro e sejam danificadas.

Registros magnéticos devem ser armazenados em móveis especiais de madeira, porque o mobiliário de aço atrai campos magnéticos que podem causar a perda dos dados.