Questões Concurso Câmara de Araraquara - SP

O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos:

Durante uma auditoria em determinada repartição pública, a equipe identificou que documentos de diferentes departamentos estavam sendo arquivados juntos, organizados por temas como “projetos”, “contratos” e “relatórios”. Essa prática gerava confusão, dificultava a recuperação de documentos e desrespeitava um dos princípios fundamentais da Arquivologia. Após a auditoria, foi recomendado que os documentos fossem organizados respeitando o órgão ou a entidade que os produziu. O princípio da arquivologia que fundamenta a recomendação feita pela equipe de auditoria é:

Durante a análise do arquivo de uma instituição de ensino, foi necessário revisar a classificação de documentos para adequar os registros ao plano de classificação em vigor. O analista em informação encontrou inconsistências relacionadas ao tipo e uso de documentos e natureza jurídica. De acordo com o caso hipotético, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A classificação de documentos deve respeitar o princípio da proveniência, ou seja, os documentos devem ser mantidos conforme sua origem institucional, sem mistura com os de outras entidades.
( ) Documentos de atividades-meio, como contratos administrativos, podem ser classificados diretamente como documentos de valor permanente, independentemente de análise adicional.
( ) O uso de códigos de classificação visa identificar a relação hierárquica entre funções, atividades e tipos documentais.
( ) A natureza jurídica dos documentos, como públicos ou privados, não interfere na forma como devem ser classificados e organizados.
( ) A classificação é essencial para garantir a recuperação eficiente dos documentos, especialmente nas fases corrente e intermediária.

A sequência está correta em

“No arquivo de um hospital universitário, a gestão de documentos segue procedimentos definidos para garantir eficiência e economia. Essa gestão envolve três fases básicas, que são: (1) _____________, onde são gerados os documentos em decorrência das atividades do hospital; (2) _____________, que inclui atividades de protocolo, organização e arquivamento; e (3) _____________, na qual são analisados os documentos acumulados para determinar sua destinação, seja para guarda permanente ou eliminação. Para a execução dessas fases, é essencial utilizar instrumentos como _____________ e _____________.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.

A Câmara Municipal de Araraquara possui uma grande quantidade de documentos armazenados nos setores de origem, mas muitos deles são consultados esporadicamente e ocupam um espaço valioso nos arquivos correntes. Além disso, esses documentos possuem prazos legais de guarda, o que impede sua eliminação imediata. Considerando as boas práticas de gestão documental e os princípios arquivísticos, uma solução precisa ser implementada para resolver esse problema. Qual é a prática mais adequada para gerenciar esses documentos, segundo os preceitos arquivísticos?