Questões de Relações Públicas do ano 2006

O relatório de avaliação, a ser produzido no final do evento, deve conter a análise das principais conclusões obtidas pelos instrumentos de avaliação. Seu objetivo é fortalecer os pontos fortes e aprimorar os pontos fracos.

O relatório de avaliação deve limitar-se à etapa de execução do evento, sem abranger a etapa do planejamento.

O clipping de notícias não é um indicador que deve ser considerado na avaliação do evento, pois a quantidade de notícias independe do trabalho da equipe de organização.

Para que o relatório seja fiel e espelhe a opinião dos participantes do evento, a organização deve condicionar a entrega do certificado de participação à devolução do questionário de avaliação na secretaria do evento.

Após a aprovação do planejamento do evento, é preciso iniciar a etapa de organização, que prevê o detalhamento de todas as providências necessárias para o seu sucesso.

Um dos itens que deve ser considerado na escolha do local do evento refere-se ao conforto dos participantes, à facilidade de acesso e à capacidade de estacionamento.

A depender do evento, a organização deve iniciar sua estratégia de comunicação com os participantes com meses de antecedência, a fim de estimular a participação do públicoalvo.

Como estratégia de comunicação, o trabalho da assessoria de imprensa somente se justifica nos eventos da iniciativa privada, pois os eventos organizados por órgãos públicos já despertam naturalmente a atenção da mídia.

O projeto deve começar pelo título, seguido da identificação das organizações responsáveis pela promoção e realização da atividade proposta, e de uma breve identificação do projeto com a descrição de seu conteúdo.

O objetivo do projeto, preferencialmente, deve ser subdividido em geral e específico e deve ser seguido de uma breve justificativa que demonstre as razões, as necessidades e vantagens da realização da atividade.

É imprescindível que o projeto identifique e caracterize os públicos que serão atingidos, bem como aponte suas estratégias gerais e a relação de todas as atividades que serão realizadas para que o objetivo seja alcançado.

No projeto específico de relações públicas, diferentemente do planejamento global, o cronograma das atividades é substituído por uma descrição detalhada dos recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos.

Como peça de apoio operacional, o planejamento anual deve ser obedecido rigidamente, pois, a partir de sua aprovação pela direção da organização, as mudanças para contemplar as situações imprevistas somente serão adicionadas no ano seguinte.

A definição dos objetivos e metas do planejamento a ser executado deve estimular o maior desenvolvimento da organização sem ficar presa à realidade e aos números. Trata-se da primeira carta de intenções do processo de planejamento.

Durante a implementação das ações do planejamento, o controle e o monitoramento têm a função de identificar os problemas para que no próximo planejamento os mesmos erros não sejam cometidos, já que não é mais possível executar ações de correção de desvios.

Na etapa de avaliação, é possível identificar se os objetivos foram alcançados, além de identificar as causas dos sucessos e dos insucessos dentro do contexto da organização.

A análise de ambiente setorial, no diagnóstico, deve considerar que o papel dos stake holders como formadores de opinião tornou-se menos relevante após o desenvolvimento da Internet e da comunicação digital.

Definir a missão e a visão da organização é uma das principais atribuições do diagnóstico ao longo do processo de planejamento.

Após análise e descrição do negócio, produto ou serviço da organização, o diagnóstico deve apresentar algumas alternativas de sucesso, com propostas que sejam factíveis para a realidade organizacional que foi identificada.

O diagnóstico deve conter uma análise detalhada do ambiente interno, que inclui a caracterização dos públicos, do produto ou serviço, os recursos disponíveis, a situação financeira, a estrutura organizacional e os pontos fortes e fracos da organização.