transferência.

aquisição.

difusão.

recolhimento.

classificação, ordenação e arquivamento.

difusão, descrição e higienização.

criação, preservação e classificação.

ordenação, indexação e avaliação.

Os documentos intermediários, mesmo conservados em local diferente daquele no qual foram produzidos ou recebidos, permanecem como propriedade exclusiva do acumulador.

Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem que se conheça, de modo preciso, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

A unidade que transferiu os documentos ao arquivo intermediário e que quer consultá-los deve poder fazê-lo com rapidez.

Alterações na organização dos documentos intermediários podem ser feitas sem o consentimento do acumulador.

A avaliação de documentos pode ocorrer, sem prejuízos, desconectada de outras funções arquivísticas.

Da mesma forma que o conceito das três idades documentais fundamenta a classificação, o princípio de respeito aos fundos define as estratégias de avaliação.

A amostragem documental é uma técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.

A avaliação é matricial, isto é, ela deve ser realizada antes da descrição e difusão.

curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

remessa do documento aos setores de trabalho que decidirão sobre a matéria.

unidade encarregada da expedição de correspondência.

reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Os documentos têm valor primário.

O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas.

A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais.

Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes.

As ampliações fotográficas devem ser mensuradas por metro linear.

Os negativos fotográficos devem ser quantificados por fotograma.

Os mapas e plantas devem ser mensurados por metro cúbico.

Os filmes cinematográficos devem ser quantificados pelo número de planos existentes em cada rolo.

O estado de conservação dos documentos é uma informação relevante e deve ser incluída no diagnóstico.

O diagnóstico é uma fase que precede a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

O conhecimento sobre a existência ou não de padronização de uso do mobiliário e do material de acondicionamento é um dos elementos do diagnóstico.

O diagnóstico pode ser elaborado simultaneamente ao instrumento de pesquisa.

garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.

garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.

garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente.

inibir a eliminação de documentos de valor primário.

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.

identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.