Questões sobre Tipologias documentais e suportes físicos

original.

cópia.

minuta.

rascunho.

ementa.

gênero e formato.

técnica de registro e suporte.

estrutura e substância.

autoria e datação.

aparência e essência.

papel, minuta e livro.

negativo, diapositivo e guia.

manuscrito, planta e mapa.

pergaminho, processo e papiro.

disco óptico, película e negativo.

Atualmente somente CD-ROM ou DVD-ROM.

Papel, CD-ROM e DVD-ROM.

Somente papel.

Pastas suspensas criadas exclusivamente para este fim.

A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.