Compete ao arquivista da fase intermediária o estabelecimento dos prazos de vigência administrativa e jurídica dos documentos públicos, assim como seus valores primário e secundário, com base nos quais se determina a necessidade de guarda ou descarte de documento.
Denomina-se transferência a operação pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo para outro, nas diferentes fases de seu ciclo vital, de acordo com a freqüência de uso pelos setores administrativos e a identificação de seus valores primários e secundários.
A organização de documentos de arquivo deve ser orientada por um plano de classificação, ou seja, por um esquema de descrição dos documentos em classes e unidades de instalação.
A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.
A concepção e a preparação de formulários, correspondências, informes e diretrizes são atividades de um programa de gestão de documentos.
A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.
As três fases de um programa de gestão de documentos são produção, utilização e conservação, e destinação.
Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.
Outro significado do termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações atividade que, no âmbito dos arquivos públicos, é regulamentada em legislação específica.
Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, acerca de arquivamento.
De acordo com as regras de alfabetação, a seqüência a seguir está correta.
Barros, Antonio de Souza (Promotor)
Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador)
Gonçalo, Reginaldo da Silva (Procurador)
Lima, Pedro Antonio de Araújo (Procurador)
Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, acerca de arquivamento.
Quando o principal elemento a ser considerado no arquivamento é o nome, o método alfabético é o mais simples de ser utilizado. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de nomes, a seguinte seqüência está correta.
Almeida, Paulo Roberto de
Barbosa, Marco André de Paula
Branco, Paulo de Tarso Castelo
Brito, Reginaldo Barbosa de
Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, acerca de arquivamento.
Os métodos de arquivamento classificam-se em básicos e padronizados. Ordem alfabética, ordem geográfica, ordem numérica simples e ordem de assunto são exemplos de método de arquivamento padronizado.
Um dos principais objetivos dos sistemas de informação é a recuperação dos dados. Por recuperação dos dados, entende-se:
Um documento retirado temporariamente de uma pasta ou caixa deve ter assinalada a retirada mediante sua substituição pelo instrumento denominado:
Na organização de um arquivo, um plano de classificação de documentos se refere a:
O método de indexação coordenada, amplamente divulgado e utilizado em arquivos e bibliotecas, caracteriza-se:
I. pela atribuição de número de registro em ordem crescente em ficha-índice, com a finalidade de identificar e localizar o documento quando solicitado;
II. pelo registro, em ficha-índice, dos dados encontrados nos documentos sob a forma de palavras-chave ou de termos de um Thesaurus;
III. pela aplicação em documentos especiais tais como plantas, filmes, fotografias, etc.
Assinale:
Na gestão de documentos, existem critérios, além dos definidos em lei, que regulam a retenção e a eliminação de documentos. De modo geral, podem ser eliminados os documentos
I comprobatórios do modo de organização e funcionamento da instituição.
II reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
III sem valor histórico para a organização, como convites e cartas de agradecimentos.
IV relativos a questões técnicas operacionais da organização.
A quantidade de itens certos é igual a
Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.
O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.
Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.
Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.
A proliferação dos documentos levou, pois, os arquivistas a encarregarem-se dos "arquivos vivos", a aplicarem-lhes a sua competência e a desenvolverem sobre eles novas capacidades. (...) E mesmo quando um arquivista pratica apenas a sua profissão em arquivos históricos, ele já não pode ignorar uma ou outra componente de sua missão. (...) O arquivista moderno pode contar com vários dados adquiridos. Assim, a utilidade da sua função é incontestável, quer seja como colaborador da administração, como responsável dos arquivos a conservar ou como apoio à investigação. As tarefas ligadas a essas funções modificaram-se consideravelmente. O arquivista é doravante considerado especialista no que se refere ao conjunto das suas responsabilidades, e isso quaisque...
A passagem de um conjunto documental do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se:
O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo do arquivo intermediário
Em relação aos arquivos correntes, é correto afirmar que
Denomina-se gestão de documentos um dado conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos de valor primário até o encaminhamento para sua destinação.
Um Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais recebeu a incumbência de arquivar alguns processos e deparou-se com os seguintes nomes:
− Antonio da Silva Júnior.
− Antonio Amaral de Souza Filho.
− Antonio Mendes Salgado Neto.
Sabendo que o arquivamento é feito por sobrenome, a ordem correta será
Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.
O arquivo corrente é composto pelos documentos em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, continuam estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e, por isso, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que os produziu ou acumulou.
Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.
Ciclo vital dos documentos é o nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e(ou) recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou permanentes de acordo com a freqüência de uso, a proveniência e o grau de sigilo dos documentos.
Julgue os itens seguintes, referentes à classificação de documentos.
Os documentos encaminhados para arquivamento devem ser identificados com o respectivo código de classificação — um conjunto de símbolos, normalmente letras e(ou) números —, derivado do plano de classificação do órgão ou instituição.
Alguns conceitos básicos de arquivologia que visam mais especificamente a esfera pública devem ser conhecidos pelos funcionários que irão produzir, manipular e guardar documentos em órgãos e instituições dessa esfera. Nessa perspectiva, julgue os próximos itens.
São considerados arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos — ao longo de suas funções e atividades administrativas, legislativas e judiciárias — por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, por agentes do poder público, empresas públicas, sociedades de economia mista e por organizações sociais.
Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.
Se, uma das partes de um documento tiver sido atribuído determinado grau de sigilo, nesse caso, todas as demais partes devem receber a mesma classificação.
Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.
Na elaboração de um plano de arquivo, a definição quanto a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo tem como foco a fase corrente de arquivamento.
Foi localizada na sede de um órgão público uma massa documental acumulada sem organização e sem indicação de procedência. O setor de documentação do referido órgão assumiu a responsabilidade de identifi car, tratar e definir o destino da documentação. Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens referentes aos procedimentos de organização.
( ) Para atender ao princípio de proveniência, deverá ser feita a identificação dos fundos de arquivo que compõem a massa documental.
( ) Será necessário proceder ao levantamento da produção documental do órgão para subsidiar o trabalho de organização.
( ) Para a classificação dos documentos referentes à área financeira, poderá ser utilizado o có...
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda de documentos de arquivo. Esse conceito corresponde a
Quanto ao prazo de vigência de documentos de arquivo, é correto afirmar que
Analise os seguintes itens relativos aos depósitos de arquivamento intermediário.
( ) Contribuem para a racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais.
( ) Deliberam a respeito da eliminação dos acervos sob sua custódia.
( ) Coordenam o recolhimento de documentos de valor secundário aos arquivos permanentes.
( ) Autorizam as consultas formuladas por usuários externos.
A quantidade dos itens corretos é igual a
Analise os itens a seguir, sob a ótica da Resolução n.14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
( ) A seleção por amostragem é recomendada para a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação.
( ) A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos.
( ) Os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem antes do recolhimento.
( ) Cabe à Comissão Permanente de Avaliação propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação no órgão.
A quantidade dos itens corretos é igual a...
Um programa de gestão de documentos inclui as atividades e operações apresentadas a seguir, exceto,
São rotinas correspondentes às operações de classificação, exceto,
Analise os itens a seguir, sob a ótica da Resolução n. 14, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em relação ao Código de Classifi cação.
( ) Os assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
( ) Foi adotado o modelo de código bloco-numérico.
( ) As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão.
( ) As classes relativas às atividades-fim serão desenvolvidas posteriormente pelo Arquivo Nacional.
A quantidade dos itens incorretos é igual a
Quanto aos princípios de classificação de documentos públicos, podemos afirmar exceto:
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos; assinale a opção correta.
Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de
Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a
A lista de arquivamento e eliminação, instrumento que permite controlar a vigência dos documentos, indica não só o prazo durante o qual cada documento deve permanecer obrigatoriamente guardado em cada fase (corrente e intermediária), mas também que documentos podem ser eliminados ou descartados.
Os documentos do arquivo intermediário, mesmo que não estejam sendo utilizados pela administração do órgão, não devem ser eliminados porque podem possuir valor jurídico, informativo e histórico.
Existe um código de classificação de documentos que, preestabelecido pelo CONARQ, abrange as atividades-meio comuns aos órgãos da administração pública e deve ser usado como modelo por todos os integrantes do sistema nacional de arquivos.
O primeiro setor administrativo citado no texto, pela descrição feita, apresenta algumas características de um arquivo corrente.
Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, nome dado a conjuntos de procedimentos e atividades relativas ao controle dos documentos, em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação ou à guarda permanente.
O diagnóstico de arquivos consiste em um processo de inspeção e análise do conjunto de políticas, de procedimentos e de pessoas que armazenam, processam e dão acesso à informação em um órgão ou entidade, visando estabelecer sistemas racionais e eficientes para a utilização e a manutenção das informações.
A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.
I Campos, Milton de Sousa
Ferreira, André
Muller, Paul
Sousa, Antônio José
II Almeida, Pedro de
Almeida Filho, João Almeida
São Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antônio
III I Conferência de Gestão de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliação
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Se...
O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a)
As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)
Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos.
I São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
II A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
III A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Assinale a opção correta.
Considere os dois modelos de tabelas de temporalidade a seguir.
A diferença fundamental entre as tabelas de temporalidade anteriormente mostradas é o
Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.
É consenso entre os autores que trataram ou abordaram o problema da organização de documentos arquivísticos que a classificação, para se realizar, para se materializar, necessita de um instrumento. O instrumento de classificação aparece na literatura arquivística com várias denominações: plano de classificação; quadro de classificação; quadro de arranjo; código de classificação; arranjo; tabela de classificação; sistema de classificação; esquema de classificação. A respeito do instrumento de classificação, julgue os itens abaixo.
I O instrumento de classificação deve: ter títulos únicos e documentados; ser flexível; ter uma determinada permanência.
II A fratura existente entre as práticas nos arquivos correntes e nos arquivos permanentes não refletiu na concepção do in...
É difícil elaborar instrumentos de classificação sem o concurso de alguns princípios arquivísticos reconhecidos nacional e internacionalmente, os quais incluem os princípios
Com referência a aspectos a serem observados na elaboração de um sistema de classificação, assinale a opção incorreta.
O instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo é conhecido como
O envio dos documentos remanescentes da aplicação dos prazos ditados pela tabela de temporalidade para a custódia definitiva nos arquivos finais é conhecido como
O processo de organização de documentos é um importante momento do trabalho arquivístico. São conceitos envolvidos nesse processo
A organização dos arquivos intermediários consiste no estabelecimento de normas precisas que regem a transferência, do setor de trabalho para os locais previstos para esse fim, a organização, a recuperação e a conservação dos documentos intermediários que os compõem. Para tal, o arquivista deve respeitar certo número de elementos de base. Acerca desse assunto, assinale a opção incorreta.
A avaliação é um processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Assinale a opção correta em relação à avaliação de documentos.
O protocolo desempenha uma série de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, que pode ser definida como
Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.
Em um diagnóstico da situação arquivística, é fundamental quantificar o acervo documental. As informações quantitativas servirão para prever tempo, equipe e material. Acerca da quantificação de documentos de arquivo, assinale a opção correta.
O diagnóstico da situação arquivística é um instrumento fundamental para se conhecer a amplitude dos problemas e construir soluções adequadas. Assinale a opção incorreta sobre o diagnóstico.
A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos. Não se inclui entre tais contribuições
A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:
Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.
I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.
II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.
III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.
IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.
Estão certos apenas os itens
O exercício do direito à informação no Brasil é limitado pelos aspectos legais e pela situação arquivística dos documentos públicos. Com relação a este último fator, a classificação e a descrição desempenham papel fundamental. Acerca desse tema, julgue os itens seguintes.
A classificação é uma operação matricial que compreende todo o fazer arquivístico e que torna possível avaliar e descrever os documentos.
A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.
O código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são instrumentos essenciais para o funcionamento de um programa de gestão de documentos.
A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.
A gestão de documentos envolve operações e procedimentos na fase corrente, mas não faz referências às atividades na fase intermediária.
Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.
O objetivo básico da atividade de classificação é agilizar a consulta aos documentos. A adoção de um ou mais critérios de classificação para uma série documental possibilita a localização dos documentos, sem a necessidade de consultar a dezenas ou centenas de outros. Os critérios mais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o numérico.
Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.
A organização da documentação pública visa à racionalização do fluxo documental, tornando-se instrumento de eficácia administrativa ao garantir maior agilidade e segurança no gerenciamento e na recuperação das informações, o que contribui para a modernização da própria administração pública do País. Dessa forma, favorece também o cidadão, que tem, no acesso a documentos e informações, um meio de buscar a garantia de seus direitos.
Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, acerca de arquivamento.
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.
Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição referese a um arquivo em sua fase
Os critérios de prazo utilizados na elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos baseiam-se
De acordo com as regras de alfabetação, os nomes
(1) Luiz Monte Verde,
(2) Thiago Casa Rosa,
(3) Fernanda Castelo Branco,
(4) Bruno São Paulo e
(5) Felipe Santo Cristo
têm a seguinte ordenação:
Em A Vontade de Guardar: Lógica da Acumulação em Arquivos Privados, os autores fazem uma reflexão sobre o tratamento e publicização das fontes históricas de arquivos privados. Observam uma diferença entre a lógica dos arquivos públicos e privados, confirmando que o colecionador (ou "arquivador" por eles assim denominado) constitui sua coleção de documentos segundo critérios que lhe são preciosos - precaução, vingança, pragmatismo político ou administrativo, orgulho, fantasia e outros, e que "o sentido dos documentos reside em quem os acumula".
(Vianna, Aurélio et alli. A Vontade de Guarda:Lógica da Acumulação em Arquivos Privados, in Arquivo & Administração, V. 10-14, n.II, AAB, 1986)
A partir das premissas acima, podemos afirmar que o passo primeiro e fundamen...
O conjunto de operações que visam ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de maneira a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, dessa forma, o acesso à informação denomina-se atividade de:
De acordo com a teoria arquivística das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação deve efetivar-se na fase:
Em uma instituição arquivística, foi solicitado aos técnicos de arquivo que verificassem os motivos que levaram ao desaparecimento de documentos de fundamental importância para o acervo, e que indicassem, em relatório formal, as suas conclusões. Após checagem de todo acervo, os técnicos concluíram que, entre os vários problemas enfrentados pelo pessoal do arquivo, o mais usual era a falta do indicador colocado no lugar das unidades ou itens documentais para sinalização da remoção temporária, que, em Arquivística, é denominado guia:
Em uma reunião de presidência, o arquivista foi convidado a opinar sobre as novas medidas de racionalização no tratamento dos diversos arquivos que se encontram descentralizados, no âmbito daquela organização. A idéia de centralização dos arquivos levou-o a redimensionar os espaços ora utilizados pelo acervo. Após a reunião, ele chamou sua equipe e a orientou sobre a utilização de uma unidade de medida na determinação da racionalização do novo espaço a ser ocupado pelos documentos na ambiência do novo depósito . Perguntado sobre a adoção de uma unidade de medida para o arquivo, ele informou que adotariam a metragem:
Um arquivista de um consulado é convidado a falar sobre uma temática que envolve as questões relativas aos vários significados do denominado "Patrimônio Arquivístico Comum". É então questionado sobre a possibilidade da separação de várias unidades territoriais que constituem o patrimônio arquivístico comum. Em resposta, afirma que as unidades territoriais não podem ser divididas, sob pena do patrimônio perder a sua:
O arquivista é chamado a opinar acerca do estabelecimento de um novo esquema das várias áreas de depósito de um arquivo. Ele terá que indicar a disposição das várias estanterias e a nova distribuição de equipamentos. O arquivista, então, terá que estabelecer o plano de:
Ao examinar um livro de atas, o técnico de arquivos observou que este, ao ser elaborado, apresentava uma falha quanto a sua paginação. O verso de suas folhas não estava sendo considerado, comprometendo portanto, sua fidedignidade. O arquivista, ao ser alertado pelo técnico de arquivo, pediu-lhe então que preparasse um termo para numeração também do anverso das folhas daquele livro de atas. O técnico de arquivo procedeu à/ao:
Um técnico de arquivo inicia, em uma determinada empresa, operações com vários conjuntos de documentos; dentre elas, a principal é a passagem do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa última atividade está arquivisticamente relacionada:
O processo de avaliação visa a definir, dentro do ciclo de vida documental, quais os prazos em que os documentos deverão ser preservados, quando deverão ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente. Em Arquivística, a função de "avaliação" está intimamente ligada à elaboração e utilização da tabela de:
A primeira etapa do trabalho de um Protocolo, ao receber os documentos, consiste em:
A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado:
Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método:
Registro ou protocolo, expedição, arquivamento e consultas são atividades do arquivo:
As projeções dos guias, em um arquivo corrente, possuem funções que são classificadas de acordo com a necessidade do trabalho. Assim, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência de uso para a instituição tem o nome de:
Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são:
As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de:
O volume de documentos produzidos pelas instituições públicas, no desenvolver de suas atividades, não pode ser organizado a partir dos valores sociais dos seus profissionais. Nesse sentido, o instrumento técnico utilizado para objetivar a organização dos documentos com critérios da própria instituição denomina-se:
Observe as afirmações abaixo sobre a organização de arquivos.
I - A primeira etapa para a organização de um arquivo é o levantamento dos documentos relacionados.
II - A formulação de um plano arquivístico é necessária apenas quando o arquivo é centralizado.
III - Para melhor recuperação dos dados, é imprescindível a utilização de um único método de arquivamento.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):
Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.
Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.
Esse esquema denota uma classificação por:
Assinale a afirmativa incorreta.
NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.
Recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos são atividades referentes às ações arquivísticas, denominadas:
NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.
Pela necessidade de consulta rápida às informações contidas nos documentos de arquivo, é correto dizer que esses documentos devem ficar arquivados de forma vertical, ou seja, um atrás do outro. Portanto, os documentos que estão em curso, que fazem parte do arquivo corrente, devem ficar arquivados em pastas:
NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.
No método numérico de arquivamento, o número é o elemento principal para a organização do arquivo. Por ser numérico, pertence ao sistema indireto de busca. De acordo com a afirmativa, para localizar a documentação através desse método, é necessário fazer primeiro, a consulta ao:
NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.
O arquivamento é uma atividade importante relacionada à prática arquivística, uma vez que no arquivo encontra-se toda a documentação necessária para a comprovação de direitos nas organizações. Dessa maneira, é correto afirmar que o arquivo só cumprirá sua função probatória (prova) se a documentação estiver:
Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:
O Arquivo onde são preservados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam a destinação final recebe a denominação de
Conforme Paes (2005), as etapas necessárias para organização de arquivos são, por ordem de ocorrência:
O conjunto de documentos consultados freqüentemente pela administração, conservados no escritório ou em local próximo e de fácil acesso, é chamado Arquivo
Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.
Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.
Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.
Quando os documentos já estão arquivados, o assistente administrativo não deve permitir mais o empréstimo desses documentos nem a consulta a eles, para que não sejam misturados, danificados ou perdidos.
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organização pública ou privada e conservados para fins de consulta. Os documentos são classificados em arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente, segundo o estágio, a idade ou a fase de sua evolução. A esse respeito, julgue os itens a seguir.
Os documentos devem estar guardados e classificados de forma a se atender ao usuário conforme suas necessidades e à recuperação rápida das informações neles contidas. Assim, é na fase de planejamento da organização e da administração dos arquivos que deve ser definida a centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em todas as suas fases, conforme a conveniência....
A efetivação de uma política de gestão documental é uma das formas mais racionais para possibilitar a multiplicidade de usos dos documentos em seus diferentes estágios, uma vez que dela depende a manutenção das principais propriedades dos documentos arquivísticos. Analise as propriedades a seguir:
I- imparcialidade e autenticidade;
II- regularidade e naturalidade;
III- intencionalidade e individualidade;
IV- naturalidade e unicidade;
V- interelacionamento.
As principais propriedades dos documentos arquivísticos são somente:
O Sistema de acondicionamento horizontal de fotografias permite, desde que obedecidos certos critérios, que as caixas sejam postas umas sobre as outras. Analise as opções a seguir:
De acordo com o as normas de gestão de documentos, no momento em que o Arquivo Intermediário recebe os documentos transferidos do Arquivo Corrente, o acesso:
Além dos conhecimentos teóricos e metodológicos, o profissional de arquivos deve apresentar as seguintes características para o bom desempenho de suas funções:
I- O arquivista deve ter habilidade em lidar com o público, dispensando a todos os usuários um tratamento cordial, empenhando-se em atendê-los com rapidez e eficiência.
II- O arquivista pode colecionar documentos originais, desde que não tenha sido retirado de fundos ou coleções sob custódia do arquivo onde trabalha.
III- O arquivista tem o dever de facilitar o acesso aos arquivos ao maior número possível de usuários, mas deve-se respeitar a legislação em vigor e não revelar informações contidas em documento cujo acesso é restrito por lei.
IV- O arquivista deve respeitar os limites...
A modernização das instituições arquivísticas brasileiras depende, em boa medida, de investimentos captados em agências de fomento, nacionais e internacionais, que patrocinam projetos na área dos arquivos. Assinale a alternativa ERRADA sobre as características que devem apresentar um tal projeto.
No Brasil, os dispositivos expressos na Constituição de 1988, onde se afirma que "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parag. 2), oferecem os fundamentos necessários para dotar o país de uma legislação arquivística. A citada Lei 8.159/1991 possui características marcadamente conceituais, definindo no artigo 3º a gestão de documentos, como um conjunto de procedimentos que se referem à:
O arquivo corrente é constituído de documentos freqüentemente consultados para tomada de decisões das administrações. Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo, teoria e prática, 2002:54), no cumprimento de sua função, muitas vezes responde ainda pelas atividades de protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação dos documentos, razão pela qual encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgão de Protocolo e Arquivo, ou outra similar. Baseado nesta afirmativa assinale a alternativa correta.
Na metodologia da organização de arquivos, o símbolo apresentado na forma de números ou letras ou de maneira combinada, que é utilizado como elemento de identificação das unidades de arquivamento, para a localização de fundos e séries de documentos dentro do acervo, denomina-se:
Os dois instrumentos básicos utilizados no procedimento da eliminação de documentos chamam-se:
Sobre a avaliação de documentos é CORRETO afirmar que:
I- Avaliar significa atribuir valores e definir prazos de guarda para os documentos, independente de seu suporte material, contribuindo para a racionalização dos arquivos.
II- O único objetivo da avaliação é reduzir a massa documental acumulada nos arquivos.
III- Para avaliar um conjunto de documentos é necessário instituir uma comissão, integrada unicamente por um arquivista, uma autoridade administrativa de nível superior e um profissional da área jurídica.
IV- A avaliação é um processo que incide sobre séries documentais e nunca sobre documentos isolados.
A avaliação em arquivos é uma metodologia que se caracteriza pela:
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda de documentos de arquivo. Esse conceito corresponde a
Analise os seguintes itens relativos aos depósitos de arquivamento intermediário.
( ) Contribuem para a racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais.
( ) Deliberam a respeito da eliminação dos acervos sob sua custódia.
( ) Coordenam o recolhimento de documentos de valor secundário aos arquivos permanentes.
( ) Autorizam as consultas formuladas por usuários externos.
A quantidade dos itens corretos é igual a
Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a
Há uma relação muito importante entre as três idades documentais e os valores primários e secundários que os documentos têm ou podem ter. Acerca dessa relação, assinale a opção incorreta.
A diferença fundamental entre as tabelas de temporalidade anteriormente mostradas é o(a)
Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.
É consenso entre os autores que trataram ou abordaram o problema da organização de documentos arquivísticos que a classificação, para se realizar, para se materializar, necessita de um instrumento. O instrumento de classificação aparece na literatura arquivística com várias denominações: plano de classificação; quadro de classificação; quadro de arranjo; código de classificação; arranjo; tabela de classificação; sistema de classificação; esquema de classificação. A respeito do instrumento de classificação, julgue os itens abaixo.
I O instrumento de classificação deve: ter títulos únicos e documentados; ser flexível; ter uma determinada permanência.
II A fratura existente entre as práticas nos arquivos correntes e nos arquivos pe...
É difícil elaborar instrumentos de classificação sem o concurso de alguns princípios arquivísticos reconhecidos nacional e internacionalmente, os quais incluem os princípios
Com referência a aspectos a serem observados na elaboração de um sistema de classificação, assinale a opção incorreta.
Schellenberg, arquivista norte-americano, indica três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a ação a que os documentos se referem; a estrutura do órgão que os produz; o assunto dos documentos. Quanto ao elemento ação a que os documentos se referem, assinale a opção correta.
Julgue os itens que se seguem, relativos ao Sistema Nacional de Arquivos.
I A versão proposta em 1962 não incluía os conjuntos documentais nas fases corrente e intermediária.
II A versão de 1978 dispunha que os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário poderiam integrar, mediante convênio, o Sistema Nacional de Arquivos.
III A versão de 1994 incluiu, por adesão obrigatória, os arquivos fora do âmbito do governo federal.
Assinale a opção correta.
O envio dos documentos remanescentes da aplicação dos prazos ditados pela tabela de temporalidade para a custódia definitiva nos arquivos finais é conhecido como
O processo de organização de documentos é um importante momento do trabalho arquivístico. São conceitos envolvidos nesse processo
A organização dos arquivos intermediários consiste no estabelecimento de normas precisas que regem a transferência, do setor de trabalho para os locais previstos para esse fim, a organização, a recuperação e a conservação dos documentos intermediários que os compõem. Para tal, o arquivista deve respeitar certo número de elementos de base. Acerca desse assunto, assinale a opção incorreta.
A avaliação é um processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Assinale a opção correta em relação à avaliação de documentos.
O protocolo desempenha uma série de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, que pode ser definida como
Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.
Em relação aos arquivos correntes, é correto afirmar que
Em um diagnóstico da situação arquivística, é fundamental quantificar o acervo documental. As informações quantitativas servirão para prever tempo, equipe e material. Acerca da quantificação de documentos de arquivo, assinale a opção correta.
O diagnóstico da situação arquivística é um instrumento fundamental para se conhecer a amplitude dos problemas e construir soluções adequadas. Assinale a opção incorreta sobre o diagnóstico.
A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos. Não se inclui entre tais contribuições
A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado "A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação". Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:
No Brasil, a definição de gestão de documentos encontrou sua melhor expressão no texto da Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.
Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.
I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.
II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.
III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.
IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.
Estão certos apenas os itens
Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.
Deve-se registrar o perfil do usuário do arquivo.
Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.
Deve-se registrar a natureza do acervo identificado, se documentação técnica, de pessoal ou outra.
Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.
O questionário deve apresentar campos para registro das condições apresentadas pelas unidades de acondicionamento e depósitos de armazenamento.
Uma das etapas pertinentes ao tratamento técnico dos acervos arquivísticos refere-se à quantificação dos documentos. Acerca dessa etapa, julgue os itens seguintes.
Os documentos dos gêneros cartográfico e fonográfico são quantificados por unidade.
Uma das etapas pertinentes ao tratamento técnico dos acervos arquivísticos refere-se à quantificação dos documentos. Acerca dessa etapa, julgue os itens seguintes.
Para documentação amontoada, obtém-se a metragem cúbica aproximada, multiplicando-se o comprimento do espaço tomado pelos documentos pela sua altura e pela largura.
Acerca dos elementos constitutivos dos documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
A situação espacial e a temporal constituem elementos obrigatórios aos documentos.
Quanto aos procedimentos a serem adotados para o planejamento, construção e adaptação de prédios de arquivo, julgue os próximos itens.
Na montagem das estantes nos depósitos, deve-se prever um espaço mínimo de 0,70 m para a largura dos corredores.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.
Um documento confidencial datado de 1995 só poderá ser acessado em 2005, pelo público em geral, se desclassificado pela autoridade competente.
A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.
A classificação e o arquivamento de documentos são operações que ocorrem durante o processo de gestão de documentos.
A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.
Os processos de aposentadoria de servidores públicos devem ser guardados por 100 anos, antes de sua eliminação.
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
Os períodos que compõem o ciclo de vida dos documentos de arquivo podem ser caracterizados pela sua freqüência de uso e pelo tipo de utilização que deles é feita.
Quanto à arquivologia, julgue os itens subseqüentes.
Tabela de equivalência corresponde a um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermediários, sendo depois recolhidos aos arquivos permanentes.
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
Os documentos arquivísticos que apresentem grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverão ser armazenados em arquivos de segurança.
Considerando as questões da utilização das novas tecnologias na gestão de documentos e de informações e da preservação documental dos registros, ambas referidas no texto acima, julgue os itens seguintes.
É importante que os procedimentos de gestão arquivística de documentos, inclusive estruturas de metadados, sejam definidos quando da criação, transmissão e preservação de documentos em formatos digitais, a fim de garantir a produção e a manutenção de documentos fidedignos, autênticos e acessíveis.O método que surgiu da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos, e cujo principal elemento de identificação é o número, denomina-se:
A legislação nacional estabelece os deveres do Estado e os direitos dos cidadãos com relação aos documentos da administração pública e às informações neles contidas. Julgue os itens a seguir de acordo com a Constituição brasileira em vigor.
A gestão da documentação governamental é de responsabilidade da administração pública. O acesso à informação é um direito assegurado a todos os cidadãos. O sigilo da fonte, entretanto, será resguardado quando necessário ao exercício profissional.
Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.
As datas de realização das entrevistas devem ser consideradas para análises comparativas posteriores.
Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.
Faz-se necessária a indicação da posição hierárquica do arquivo na estrutura administrativa da instituição.
Uma das etapas pertinentes ao tratamento técnico dos acervos arquivísticos refere-se à quantificação dos documentos. Acerca dessa etapa, julgue os itens seguintes.
Para obter a metragem linear de documentos acondicionados em caixas com as mesmas dimensões, basta medir a altura das caixas e multiplicar pelo total de caixas existentes no acervo.
Uma das etapas pertinentes ao tratamento técnico dos acervos arquivísticos refere-se à quantificação dos documentos. Acerca dessa etapa, julgue os itens seguintes.
Para a obtenção da metragem linear dos documentos armazenados em arquivos de aço, mede-se a profundidade da gaveta e multiplica-se este número pela quantidade de gavetas existentes no mobiliário.
A equipe técnica, nas instituições públicas e privadas, responsável pela tarefa de avaliar os documentos, deve incluir profissional
administrativo, com conhecimentos sobre a estrutura organizacional e o próprio funcionamento da instituição.
Com respeito ao tema abordado no texto acima; à produção, ao armazenamento e à conservação de documentos eletrônicos; às redes de informação eletrônicas e não-eletrônicas e aos serviços de provisão e acesso às tecnologias da informação, julgue os itens seguintes.
Na avaliação de sistemas de gerenciamento de documentos, a exibição de resultados em tela pré-formatada, tela de resultados definida pelo usuário, a opção de publicação em CD-ROM, a opção de publicação na rede e a escolha de formatos especiais de impressão referem-se ao critério de avaliação: recuperação da informação.
Com respeito ao tema abordado no texto acima; à produção, ao armazenamento e à conservação de documentos eletrônicos; às redes de informação eletrônicas e não-eletrônicas e aos serviços de provisão e acesso às tecnologias da informação, julgue os itens seguintes.
As aplicações dos sistemas de gerenciamento de documentos estão voltadas em todas as instituições, para a integração de plataformas mistas de computador, o controle dos documentos a partir de sua publicação, o acesso e a recuperação eficazes quando os documentos são solicitados.
Com respeito ao tema abordado no texto acima; à produção, ao armazenamento e à conservação de documentos eletrônicos; às redes de informação eletrônicas e não-eletrônicas e aos serviços de provisão e acesso às tecnologias da informação, julgue os itens seguintes.
Os sistemas de gerenciamento de documentos conservam algumas características que pertenciam ao sistema de gerenciamento de textos e são cada vez mais utilizados na confecção de publicações de instituições, bem como na distribuição e no armazenamento de documentos.
Acerca dos elementos constitutivos dos documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
Os selos e carimbos constituem os sinais de validação do documento.
No que se refere à legislação que respalda a política de acesso a documentos adotada no Brasil, julgue os itens que se seguem.
Aplica-se o mais alto grau de sigilo para os documentos públicos que revelem informações que possam comprometer a segurança do Estado e da sociedade.
Quanto aos procedimentos a serem adotados para o planejamento, construção e adaptação de prédios de arquivo, julgue os próximos itens.
O clima seco de Brasília – DF recomenda a construção de andares subterrâneos para os prédios de arquivo.
Quanto aos procedimentos a serem adotados para o planejamento, construção e adaptação de prédios de arquivo, julgue os próximos itens.
As salas destinadas à triagem e seleção de documentos devem ser instaladas próximas ao laboratório de restauração, objetivando o encaminhamento dos documentos para restauro.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.
Na operação de movimentação, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatários e para expedição.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.
O plano de classificação é um instrumento básico na gestão das informações arquivísticas e começa a ser aplicado na segunda idade do ciclo vital dos documentos.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.
Cabe às instituições públicas coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos em seus acervos.
A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.
O prazo precaucional dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos permanentes.
A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.
Os órgãos públicos que possuem arquivo central e arquivo intermediário deverão optar por um deles para o cumprimento da fase intermediária de seu acervo.
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
Se um organismo extinto A transfere suas competências a outro organismo já existente B, o fundo do organismo extinto A será fechado e o fundo do organismo B lhe dará continuidade.
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
Ao se situar demasiadamente alto o nível de competência funcional ao qual corresponde o fundo de arquivo, corre-se o risco de retirar da noção de fundo seu verdadeiro significado.
Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos aplicada aos arquivos, julgue o item a seguir.
Uma das fases básicas da gestão de documentos de arquivo é a destinação, que se refere ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento da função administrativa e da guarda desses documentos após cessar seu trâmite.
A colocação correta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, onde cada documento deve ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de
Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela
Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-los de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem
Assinale com V a(s) afirmativa(s) Verdadeira(s) e com F, a(s) afirmativa(s) Falsa(s). Para se organizar um arquivo percorrem-se as etapas:
( ) Colheita de dados e colheita de informações.
( ) Estudo analítico de informações e dados colhidos.
( ) Planejamento, implantação e acompanhamento.
Assinale a alternativa CORRETA.
Quanto ao gerenciamento da informação, assinale a opção em que todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo.
Assinale a opção que corresponde a objetivo de um programa de gestão documental.
No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)
No programa de gestão documental, uma das funções do instrumento tabela de temporalidade é
Quanto à arquivologia, julgue os itens subseqüentes.
Datas-limites correspondem ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a sit...
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
O plano de classificação é o instrumento que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.
Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.
Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária.
Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens seguintes.
Na elaboração de um plano de arquivo, deve ser definida a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo nas fases corrente e intermediária.
O nome oriental "Al Ben-Hur" deve ser alfabeticamente arquivado da seguinte maneira:
A atribuição de um número a cada cliente, obedecendo à ordem de entrada, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética, caracteriza o seguinte método de arquivamento:
A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:
O método de arquivamento que divide as áreas do saber humano em classes e em subclasses e que é utilizado principalmente na catalogação de livros denomina-se:
Para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos existe um método baseado em cores. Este método, que é uma variação do alfabético, denomina-se:
Para a recepcionista é importante o conhecimento das regras básicas para a distribuição de pastas em um arquivo. A fatura da empresa "Rafaella Duarte & Cia", num arquivo alfabético, deverá ser arquivada como:
As rotinas de preparar fichas e arquivá-las em ordem numérica e de receber dos vários setores os documentos para distribuição, anotando o seu destino, e de encaminhá-los aos respectivos destinatários são atribuição do setor de protocolo denominado:
O arquivo constituído por documentos de uso freqüente denomina-se:
O método de arquivamento representado por palavras dispostas alfabeticamente e que agrupa pastas por assuntos, de acordo com uma tabela prévia, é o:
Na distribuição de pastas de um arquivo alfabético, a maneira correta de arquivar o nome Giovanna Di Biasi é:
Observe as seguintes características de determinado método de arquivamento:
• Divisão de classes e subclasses
• Divisão de assuntos pelo método indutivo
• Aplicação corrente em catálogos e livros
Este método é o:
O método de arquivamento que apresenta, como vantagens, maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e, como desvantagem, a duplicidade de pesquisa é o:
Utilizando-se o método alfabético simples, uma correspondência de João Carlos Barbosa Santos deverá ser arquivada da seguinte maneira:
Considere o setor de protocolo que tem, entre suas atribuições, as rotinas de receber a correspondência, separando a oficial da particular, distribuindo a particular aos interessados, separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da sigilosa, abrir a correspondência ostensiva e encaminhar a sigilosa aos respectivos destinatários. Este setor é o de:
A respeito dos documentos arquivísticos e da política de acesso a eles, julgue os itens a seguir.
A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se dos documentos de fases intermediária e permanente.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
Os arquivos institucionais devem ocupar-se exclusivamente da gestão de documentos correntes.
A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)
treinamento de todos os profissionais envolvidos com as atividades de gestão de documentos.
A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)
melhor otimização do espaço, dos equipamentos utilizados e das atividades gerenciais.
A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)
agilização e o aumento da recuperação da informação.
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Com referência ao processo de transferência de documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
Ocorrerá o processo de transferência para todos os documentos acumulados no arquivo corrente.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
É cabível o descarte de documentos arquivísticos no âmbito de qualquer instituição pública, desde que cumpridos os prazos de guarda estabelecidos na respectiva tabela de temporalidade.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
No levantamento da produção documental, os dados referentes à estrutura do órgão visitado serão registrados no relatório de avaliação.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
O levantamento de dados deve ter início pelo exame dos documentos constitutivos da organização mantenedora do arquivo a ser organizado.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
No diagnóstico da documentação especial, devem ser obtidas informações acerca da reutilização do material.
A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.
Em um esquema de classificação, a divisão em classes organizacionais é desaconselhada devido à instabilidade da administração pública moderna.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
O programa de gestão de documentos pode diminuir os impactos negativos que a mobilidade do pessoal costuma produzir nas rotinas de trabalho.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
O arquivista responsável deve opinar na escolha de materiais e equipamentos a serem utilizados no programa.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
A fase de destinação de documentos refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, bem como a sua guarda após cessado seu trâmite.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
Na primeira fase do programa, são contemplados os elementos referentes ao controle e à difusão de documentos de caráter normativo.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
A primeira fase do programa é a fase de produção de documentos.
Acerca dos usuários dos arquivos, julgue os itens que se seguem.
Pesquisas revelam que um dos entraves para o usuário é o horário de funcionamento dos arquivos nas instituições.
Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.
...Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.
...Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.
Limitações de ordem legal e a escala e a complexidade dos governos nacionais são fatores que comprometem a adoção das funções de gestão de documentos ...
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte es...
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte es...
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte es...
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
As construções amplas com grandes vãos são mais eficientes que os espaços menores e compactos para a manutenção das condições ambientais necessárias à preservação de acervos arquivísticos.
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
Na construção de prédio para arquivo é recomendada a construção subterrânea, tendo em vista o peso do acervo.
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
Dados sobre as características físicas, formatos dos documentos e volume do acervo devem orientar o programa arquitetônico.
Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.
Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
O protocolo da instituição receberá os documentos, abrirá e identificará aqueles de natureza ostensiva.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
O documento não classificado pelo protocolo do órgão será classificado no arquivo corrente.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Antes de instituir o programa, o arquivista deverá realizar a identificação do acervo documental acumulado na unidade central e nas unidades regionais da instituição.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
O diagnóstico deve indicar a existência de instrumentos de pesquisa.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
Do instrumento para a elaboração do diagnóstico, deve constar campo específico para a indicação de descartes para os conjuntos documentais identificados como sem valor secundário.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
Na elaboração do diagnóstico, são consideradas as formas de acondicionamento adotadas no acervo.
Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isso porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como a informação propriamente dita. Segundo Cianconi (Informare, 1998), as organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação, tendem a ser pouco competitivas, na medida em que o poder e a eficácia estão relacionados à memória organizacional.
Com referência ao tema do texto acima, julgue os itens que se seguem.
O fluxo da inform...
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
Aos documentos arquivísticos de produção interna será atribuída uma codificação complementar como elemento diferenciador dos documentos de origem externa.Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
A solicitação de empréstimo de documentos ao arquivo central poderá ser efetivada mediante a identificação do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
O método alfanumérico é uma combinação de letras, números e assunto dos documentos.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do sistema decimal de Dewey.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou local.
A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.
A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
A respeito dos procedimentos corretos na organização de acervos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
As instituições arquivísticas públicas que possuírem uma tabela de temporalidade podem proceder ao descarte de documentos já na fase corrente com base nessa tabela.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
A elaboração do diagnóstico contempla essencialmente os documentos em fase intermediária.
Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
As listagens dos conjuntos documentais descartados periodicamente devem ser anexadas ao final do manual.
Acerca do arquivamento de documentos e procedimentos administrativos, julgue os itens seguintes.
O diretor da empresa é o responsável pelo controle e repasse das ações administrativas das unidades.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
O processo de recolhimento pressupõe que os documentos passam a ser de guarda permanente.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
É de competência única e exclusiva da administração superior a elaboração de tabela de temporalidade.
Em relação aos serviços de difusão prestados pelos arquivos, como unidades de informação, julgue os itens que se seguem.
O roteiro abrangido pelas visitas guiadas contempla todas as fases do ciclo vital dos documentos.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
No diagnóstico, devem ser registradas informações relacionadas à transferência de documentação entre os órgãos ou para arquivos públicos.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
Utiliza-se o levantamento da produção documental para identificar acervos acumulados pelas organizações no decorrer do tempo.
Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.
A forma recomendada para a quantificação de documentos cartográficos é a metragem linear.
Considerando as várias tarefas envolvidas no processo de avaliação de documentos, julgue os itens que se seguem.
Os vínculos da documentação com o seu organismo produtor são evidenciados por meio do plano de destinação.
A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.
Os esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessidades correntes.
A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.
a definição de um esquema de classificação para documentos de um órgão, as classes principais são criadas tomando-se por base as atividades por ele desenvolvidas.
A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.
Os métodos de classificação são divididos em funcional, organizacional e por assuntos.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
Uma vez implantado o programa de gestão de documentos, devem ser elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
A fase de produção de documentos envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
A fase referente à utilização dos documentos envolve a elaboração e a gestão de fichas, formulários e correspondência.
Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.
O programa deve assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
Acerca dos usuários dos arquivos, julgue os itens que se seguem.
Um dos requisitos a ser obedecido pela comissão de avaliação de documentos é identificar o perfil do usuário do acervo arquivístico.
Com relação às medidas preventivas a serem adotadas no acervo arquivístico da PRG-DF, julgue os itens subseqüentes.
A incineração de documentos é indicada no Brasil somente quando forem descartados os documentos classificados anteriormente como sigilosos.
A respeito dos procedimentos corretos na organização de acervos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
O empréstimo de documentos realizado do arquivo para os setores internos da instituição deve ser devidamente registrado.
A respeito dos procedimentos corretos na organização de acervos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
É de competência exclusiva dos setores produtores dos documentos a responsabilidade de definir os conjuntos documentais que devem ser preservados e os que devem ser descartados.
A respeito dos procedimentos corretos na organização de acervos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
Os arquivos devem ocupar-se somente do tratamento técnico dos documentos textuais.
A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)
adoção de normas que propiciam um controle efetivo de documentos nessa fase.
A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)
redução do quantitativo de documentos devido aos descartes efetuados nessa fase.
Como medidas preventivas ao acervo arquivístico, a literatura arquivística recomenda determinados procedimentos a fim de serem evitados danos aos documentos em seus diferentes suportes e estabelece instruções para a construção ou adaptação de prédios destinados a arquivos, para a disposição do mobiliário e dos equipamentos bem como fornece orientações de proteção ambiental. A respeito dessas medidas preventivas, julgue os itens subseqüentes.
É recomendável que as estantes tenham 2,20 m de altura e sejam instaladas em fileiras geminadas.
Acerca da clientela atendida pelos arquivos públicos, julgue os itens a seguir.
Analisar o perfil dos usuários dos arquivos constitui uma das tarefas afetas ao processo de avaliação de documentos.
Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os doc...
Com referência ao processo de transferência de documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
As transferências devem ser acompanhadas de instrumentos descritivos que possibilitem a identificação imediata dos conjuntos documentais.
Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.
...Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.
...Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.
...Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos típicos da gestão de documentos e devem ser aplicados quando os documentos forem...
Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.
A fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos inclui a concepção e gestão de formulários, a preparação e gestão de correspond...
Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corre...
Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.
A teoria das três idades define que os arquivos passam por três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente. A fase ou idade intermediária é constituída de documentos originários de massas documentais, com uso pouco freqüente, que aguarda, em depósito de armazenam...
Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.
A teoria das três idades tem sido usada para definir os elementos da avaliação documental, enquanto os princípios da proveniência e da ordem original têm servido para definir estratégias de classificação.
Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.
Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não devendo ser misturados aos de outra origem. Esse procedimento tipifica o princípio de respeito à ordem original.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
A classificação adotada nos acervos arquivísticos prioriza a composição de dossiês tipológicos.
Acerca dos preceitos teóricos aplicados aos acervos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
A classificação dos documentos, feita com base no plano de classificação da instituição, deve ocorrer no momento da produção documental.
Acerca dos procedimentos que devem ser adotados em relação ao acesso aos documentos de arquivo e à sua preservação, julgue os itens a seguir.
São considerados arquivos correntes da instituição os documentos que têm pouca utilidade para a tomada de decisões.
Acerca dos procedimentos que devem ser adotados em relação ao acesso aos documentos de arquivo e à sua preservação, julgue os itens a seguir.
Para se garantir que os documentos não vão se perder e serão preservados, cada funcionário deve ter seu próprio arquivo.
Os arquivos de uma instituição devem ser tratados adequadamente para que as informações neles contidas possam ser recuperadas. Com relação a arquivos, julgue os seguintes itens.
Ao se decidir pela criação de um dossiê, deve-se levar em conta o fato de os documentos tratarem do mesmo assunto ou de uma mesma pessoa.
Os arquivos de uma instituição devem ser tratados adequadamente para que as informações neles contidas possam ser recuperadas. Com relação a arquivos, julgue os seguintes itens.
Os elementos que geralmente devem ser considerados na hora de arquivar um documento são: nomes (remetente, destinatário, pessoa ou pessoas a quem o documento se refere), local, número do documento (se houver), data e assunto.
Os arquivos de uma instituição devem ser tratados adequadamente para que as informações neles contidas possam ser recuperadas. Com relação a arquivos, julgue os seguintes itens.
Os documentos podem ser arquivados por ordem geográfica, numérica, alfabética, cronológica ou por assunto.
Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens a seguir.
As exposições e as visitas guiadas constituem atividades dos programas de difusão dos acervos arquivísticos.
O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes.
No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identificação, a classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição.
O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes.
Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos.
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte es...
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte es...
Nos processos de avaliação de documentos, é relevante aplicar o critério de amostragem para determinados conjuntos documentais. Acerca da amostragem, julgue os itens seguintes.
Os critérios de amostragem serão aplicados apenas aos conjuntos documentais de caráter permanente.
Em relação à natureza do conteúdo dos documentos arquivísticos, julgue os itens subseqüentes.
As fotografias, os filmes, os mapas, os relatórios e os pareceres são documentos de natureza técnica.
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
Para o armazenamento de fotografias e filmes recomenda-se a localização dos depósitos nas áreas que apresentem os mais baixos índices de temperatura e umidade relativa.
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
As áreas de depósito devem ser vinculadas às áreas de trabalho arquivístico e administrativo.
Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.
Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.
Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Um dos objetivos da gestão é assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
O programa deverá atuar nas seguintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Baseando-se em Schellenberg, o programa deverá estabelecer procedimentos e rotinas para os documentos de arquivo nas três fases do ciclo de vida documental.
O arquivista responsável pelo acervo documental do Departamento de Polícia Federal (DPF), em Brasília, localizou uma massa documental, produzida pelo próprio departamento, acumulada nas dependências do órgão.
Considerando essa situação hipotética, julgue os itens que se seguem, de acordo com os princípios arquivísticos e à luz da legislação arquivística em vigor.
Os documentos de caráter intermediário que devem cumprir prazo de guarda serão mantidos nas dependências do DPF ou transferidos ao Arquivo Nacional.
O arquivista responsável pelo acervo documental do Departamento de Polícia Federal (DPF), em Brasília, localizou uma massa documental, produzida pelo próprio departamento, acumulada nas dependências do órgão.
Considerando essa situação hipotética, julgue os itens que se seguem, de acordo com os princípios arquivísticos e à luz da legislação arquivística em vigor.
Os documentos que firmam orientação de caráter normativo poderão ser eliminados, uma vez cumpridos os prazos de vigência.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
O diagnóstico deve identificar o estado de conservação das unidades de armazenamento existentes nos setores de trabalho.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
O diagnóstico deve limitar-se a registrar as tipologias documentais produzidas com maior freqüência nos setores da instituição.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
Do instrumento para a elaboração do diagnóstico, deve constar campo específico para a identificação do estado de conservação das unidades de armazenamento existentes.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.
O diagnóstico fornece subsídio à implantação do sistema de arquivo para a ANVISA.
Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
Por tratar-se de uma instituição vinculada ao Ministério da Saúde, a tabela de temporalidade deve ser inserida no manual, com o respaldo desse ministério.
Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
O plano de classificação elaborado para a instituição deve ser incluído no manual.
Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
Os modelos dos formulários a serem adotados no processo de transferência dos documentos devem ser incluídos no manual.
Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
Em uma das partes do manual, devem constar os procedimentos adotados no acondicionamento do acervo arquivístico.
Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
Na etapa de codificação, o arquivista apõe nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
O arquivo corrente deverá encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.
Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
O acervo de depósitos intermediários é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente.
Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
Cabe ao arquivo corrente, por meio da leitura, tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.
A prática administrativa envolve um conjunto de ações interdependentes e que, se bem geridas, favorecerão o alcance da eficiência e da eficácia do trabalho. Nesse contexto, julgue os itens seguintes, relativos ao arquivamento e outros procedimentos administrativos.
Para realizar o controle do arquivo com eficiência e eficácia o agente administrativo precisará, necessariamente, conhecer a natureza do arquivo de que lhe for dado o controle.
A prática administrativa envolve um conjunto de ações interdependentes e que, se bem geridas, favorecerão o alcance da eficiência e da eficácia do trabalho. Nesse contexto, julgue os itens seguintes, relativos ao arquivamento e outros procedimentos administrativos.
Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isso porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como a informação propriamente dita. Segundo Cianconi (Informare, 1998), as organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação, tendem a ser pouco competitivas, na medida em que o poder e a eficácia estão relacionados à memória organizacional.
Com referência ao tema do texto acima, julgue os itens que se seguem.
O sistema de qual...
Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isso porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como a informação propriamente dita. Segundo Cianconi (Informare, 1998), as organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação, tendem a ser pouco competitivas, na medida em que o poder e a eficácia estão relacionados à memória organizacional.
Com referência ao tema do texto acima, julgue os itens que se seguem.
A informação como...
Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.
Os arquivos notariais devem ser incluídos na categoria de arquivos sociais.
Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.
Espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns na estruturação da informação.
Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.
O serviço denominado transferência da informação consiste em um conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa.
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
Com o objetivo de racionalizar o espaço físico nos setores de trabalho, é aconselhável que, finalizado o trâmite, os documentos arquivísticos que devem ser preservados por um período de 2 anos ou mais sejam transferidos ao arquivo central.
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
As pastas suspensas são unidades de acondicionamento adotadas, fundamentalmente, para o arquivamento de documentos na fase corrente.
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
O profissional responsável pelo encaminhamento de documentos contendo características de ostensivo pode inteirar-se do teor informativo desses documentos antes de sua distribuição.
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
A gestão de documentos compreende fundamentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.
Em relação à gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou os que, mesmo sem movimentação, constituam consultas frequentes.
II. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
III. Consideram-se documentos permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Está correto o que se afirma em
A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos são deveres do poder público, como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação.
Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Assinale a opção que indica como os documentos ...
Acerca de suporte dos documentos e de sua respectiva preservação e conservação, julgue os itens subsequentes.
I O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contenha informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro; pergaminho; e disco magnético. A classificação por assunto, por exemplo, é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos, em um mesmo tipo de suporte, a fim de facilitar sua localização.
II Documentos históricos ou documentos com grande prazo de guarda devem ser armazenados em locais com pouca incidência de luz artificial, privilegiando a luz natural (solar), o que gera maior durabilidade.
III Alguns fatores apressam o processo...
Um auxiliar administrativo recebeu a incumbência de organizar o arquivo com os dossiês dos funcionários da empresa em que trabalha.
Os dossiês estão numerados como descrito abaixo.
001.298 Pedrinho Abelha
033.298 Mariazinha Camacho
305.118 Joaninha Pereira
785.654 Joãozinho Cardoso
O assistente deve ordenar os dossiês pelo método dígito-terminal, obedecendo suas numerações.
A ordenação correta será:O gerente do departamento de contabilidade de um órgão público criou uma equipe de seis funcionários com a incumbência de descobrir formas de reduzir o tempo necessário para a realização de alguns processos do departamento. A equipe irá se reunir durante algumas horas por semana, por três meses, para avaliar a situação e apresentar propostas para redução dos prazos dos processos.
Esse tipo de equipe é conhecida como:
A recuperação de informações através de arquivos é fundamental para uma boa administração, independen- temente do tipo de organização a que esse arquivo pertença. Assim, é imprescindível contar com um arquivo organizado de acordo com as regras de arquivística. Isto posto, assinale abaixo a alternativa correta:
