o conjunto dos documentos notariais.

a forma que antecede a elaboração de manuscritos.

o material sobre o qual as informações são registradas.

a primeira etapa no processo de arranjo documental.

o código de localização dos documentos no acervo.

retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.

segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de documentos de valor primário.

vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com o patrimônio público.

prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.

da eliminação de documentos repetitivos e supérfluos.

de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento da entidade acumuladora dos documentos.

do registro de documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados.

do estabelecimento de remissivas entre documentos da fase corrente e da fase intermediária.

da passagem de documentos da fase intermediária para a permanente.

os valores probatórios e informativos podem ser coincidentes.

os documentos de guarda permanente são desprovidos de valor primário.

os documentos de valor administrativo asseguram a aquisição, manutenção e extinção de direitos.

os valores probatórios e históricos são mutuamente excludentes.

todos os documentos de valor probatório têm valor legal.

os valores secundários dos documentos têm precedência sobre os primários.

a correspondência expedida, por ser formada de cópias, pode ser completamente eliminada.

só têm valor histórico os documentos correspondentes às atividades-fim da instituição.

é preciso assegurar a representatividade da instituição ao longo do tempo.

os documentos de mais de cinqüenta anos, que pela lei brasileira já não surtem efeito legal, devem ser descartados.

promover a descrição do acervo.

atender às consultas dos órgãos produtores.

desenvolver ações educativas junto às escolas da região.

estimular a pesquisa histórica.

processar tecnicamente os documentos de origem privada.

as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados.

os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais, distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localização física.

as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-se os números às suas subdivisões temáticas.

recebimento de correspondência e elaboração de inventários topográficos da documentação.

autuação de processos e reprodução do material a ser descartado.

coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de temporalidade.

ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo.

distribuição de correspondência e controle de tramitação dos documentos.