Questões de Arquivologia do ano 2006

Tanto na digitalização quanto na microfilmagem, o formato, o leiaute e o conteúdo do documento são mantidos em sua presença física.

Diferentemente dos documentos microfilmados, os documentos eletrônicos são acessíveis somente por meio de combinações específicas de componentes de hardware, software, mídia e pessoal técnico, e a falta ou inadequação de qualquer um desses componentes compromete a sua preservação.

A microfilmagem e a digitalização são equivalentes no que se refere à longevidade da preservação, mas a microfilmagem apresenta a vantagem de facilitar a disponibilização das imagens.

A microfilmagem de documentos originais representa uma vantagem em relação à digitalização, pois, nesta última, os documentos são retirados de seu arranjo e acondicionamento e submetidos a manipulação e exposição a luminosidade intensa, o que contribui para sua degradação.

Nesse caso, não é necessário realizar a descrição de conteúdo, pois a busca por palavras no texto garante a qualidade da recuperação da informação.

O processo de digitalização do acervo da instituição deve prever a produção de documentos eletrônicos tratados quanto aos aspectos de descrição física e de conteúdo.

A ausência de descrição física justifica-se nesse caso, pois as técnicas de descrição pouco evoluíram para possibilitar a catalogação dos documentos eletrônicos.

Os documentos eletrônicos devem ser disponibilizados para consulta somente depois de passar pela descrição física e de conteúdo, realizada por catalogadores e indexadores.

possuam as mesmas dimensões;

possuam um mesmo assunto;

estejam devidamente organizados;

estejam fora de uso corrente;

não possuam mais valor de uso.

a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-seá por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;

os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser lavrada ata sobre a eliminação;

os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original;

os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais;

a microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados e deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização por este.