proceder ao arranjo dos documentos da fase corrente.

fazer a transcrição paleográfica dos papéis mais antigos.

promover a articulação entre os órgãos integrantes do sistema.

controlar empréstimos.

indexar o conteúdo dos documentos de guarda temporária.

apresentou níveis heterogêneos de subdivisão das classes, valendo-se indistintamente de estruturas administrativas, funções, atividades, espécies e tipos documentais.

fez uso do método dígito-terminal, decompondo em grupos de três dígitos, a serem lidos da direita para a esquerda, os números de ordem atribuídos aos diferentes assuntos.

traduziu, com poucas concessões à realidade administrativa brasileira, código similar elaborado pelo Conselho Internacional de Arquivos para os países da Comunidade Européia.

limitou-se a identificar apenas dois níveis de classificação, permanecendo num grau de generalidade que não dá conta das rotinas do poder público brasileiro no cumprimento de seus objetivos.

dedicou-se exclusivamente às atividades-fim do Ministério da Justiça, a que estava subordinado o Arquivo Nacional, como exemplo a ser estendido aos demais órgãos do serviço público federal.

o guia de fundos.

a tabela de equivalência.

a tabela de temporalidade.

o plano de classificação.

o inventário topográfico.

a estrutura organizacional, isto é, o conjunto de atividades conferidas legalmente ao órgão e suas unidades, para cumprimento de objetivos específicos.

as atividades, isto é, o conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e rotineiro, para cumprimento das competências do órgão.

as atribuições, isto é, o fracionamento e escalonamento da autoridade em diferentes níveis.

a hierarquia, isto é, o conjunto de ações desempenhadas por autoridades e servidores, para cumprimento das competências do órgão a que estão subordinados legalmente.

a competência, isto é, o conjunto de unidades administrativas ligadas por relações de hierarquia e coordenação.

está mais próximo dos adotados na catalogação bibliográfica.

faz uso de descritores e palavras-chave.

distribui as unidades de descrição em 10 (dez) grandes classes hierárquicas.

corresponde a atividades rotineiras e estáveis da instituição.

facilita as futuras operações de microfilmagem e digitalização.

a redação de ofícios e seu encaminhamento.

a elaboração de tabelas de temporalidade e a eliminação de documentos desprovidos de valor.

o calendário de eventos e a programação cultural da instituição.

a microfilmagem e a digitalização de arquivos de valor intermediário.

o registro e a movimentação de documentos.

os documentos da fase intermediária correspondem aos que foram gerados no desempenho das atividades- fim da instituição de origem.

a freqüência de uso e a validade das disposições contidas nos documentos constituem critérios para a configuração dos depósitos de primeira e segunda idades.

o processo de avaliação decorre da transferência, isto é, da passagem dos documentos da fase intermediária para a permanente, depois de cumpridos os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

o instrumento de pesquisa típico da fase corrente é o guia, por oferecer uma visão panorâmica das principais séries documentais que integram o acervo.

os critérios de classificação dos documentos correntes devem ser substituídos, nas instituições de custódia permanente, por aqueles que privilegiam temas ligados à pesquisa histórica.