Curso de Iniciação à Gestão de Projetos

Informação: Relatórios de Projeto

⇒Um título;
⇒A definição de um problema;

⇒A finalidade de um projecto é a resolução do(s) problema(s) e estes devem estar organizados em termos de objectivos hierarquizados por prioridade;

⇒A1 … A2 … A3 … Ai … Aj …

⇒A finalidade (o alvo do projecto) é chegar o mais longe possível…

⇒A metodologia – alguns dos objectivos podem ser alcançados em simultâneo, outros, pelo contrário, são independentes, i.e., só se alcança um objectivo após se ter alcançado um primeiro objectivo.

⇒As dependências têm que ser identificadas para se poder elaborar:
a sequência do trabalho a realizar,
e se definir um método de trabalho (estratégia) para alcançar cada um dos objectivos;

⇒O cronograma – cujo objectivo é o de se poder controlar, a cada momento, o trabalho realizado saber qual o objectivo que está a ser tratado para se proceder aos devidos ajustes ou correcções em termos de tempo.
Para tornar o trabalho mais eficiente e real;

⇒Os recursos (caracterização da equipa) – recursos humanos, financeiros, materiais, técnicos, etc.;

Fatores de um Projeto

Em cada um dos projectos é necessário determinar os seguintes factores:
Os alvos;
Os objectivos;
Os pontos de referência (para avaliação dos progressos);
As actividades que têm de ser concluídas;
As estimativas de tempo para execução das actividades;
O programa.

E isto será ainda mais fácil se:
Orientar, pessoas individualmente e em grupo;
Reforçar o entusiasmo e o empenho dos elementos da sua equipa de projectos;
Informar, todas as pessoas envolvidas no projecto;
Dinamizar, os participantes através da criação de acordos;
Atribuir mais poderes a si e às outras pessoas;
Correr riscos para abordar os problemas de uma forma criativa.

Fases de um Projeto

Análise da situação;
Constituição de uma organização;
Desenvolvimento do projecto;
Registo do projecto;
Implementação;
Avaliação e acompanhamento;
Redacção de um relatório final.

O que é um Relatório de Projeto

É uma comunicação organizada, fundamentada e comentada sobre um facto ou um conjunto de factos ocorridos (ou ainda em curso).

Funciona como elemento de informação, consulta ou prova, e o seu valor é inestimável na análise e solução de problemas concretos, na transmissão e apresentação de resultados de acções de pesquisa, de inspecção ou gestão, bem como no apuramento causas e responsabilidade.

Estrutura de um Relatório Simples

Cabeçalho – deve conter: data, origem (serviço, departamento…) e destinatário;
Objecto – Assunto – Índice;
Factos – narração, descrição, exposição;
Apreciação ou conclusão – sugestões, conselhos, alternativas;
Anexos.

Redacção de um Relatório Simples

O que se viu;
O que se soube;
O que se fez;
O que se encontrou;
O que se concluiu:
– cronologicamente (primeiro…, depois…);
– por tópicos;
Apreciação
Eficiência
Estado de conservação
Regularidade/Irregularidade
Alterações verificadas resultados conseguidos
Providência a tomar

Quando as pessoas sabem quais são os objetivos a alcançar (quando estão esclarecidas) o seu desempenho é optimizado. Se sabem para onde vão, este sentido de orientação aumenta significativamente as hipóteses de lá chegarem.

Os problemas que podem surgir na definição dos objetivos são:
Excesso de concentração;
Sistemas de recompensa;
Responsabilidade mas autoridade insuficiente.

Os objetivos devem ser concebidos de tal forma que a sua concretização conduza ao cumprimento do alvo do projeto.

Por excesso de concentração perde-se de vista o resultado final do alvo do projecto. A partir do momento que os indivíduos começam a trabalhar para atingir os objectivos, estes passam a ser a sua principal preocupação todos os dias e, por isso, é fácil de deixarem de ver qual o alvo da sua acção.

Devemos, então, recordar constantemente aos elementos da equipa qual o alvo do projecto para assim combater a tendência para os excessos de concentração. Os sistemas de recompensa em vez de fomentarem a cooperação para se atingir o alvo do projecto eles criam competitividade entre os diversos grupos para cada um deles trabalhar no sentido de atingir os seus próprios objectos.

Geralmente os sistemas de recompensa dão maior valor à concretização dos objectivos por cada grupo operacional e não à concretização do alvo do projecto.

Sucede frequentemente que apesar de as pessoas saberem qual é o alvo global do projecto, sentirem que os objectivos da sua própria unidade são mais importantes, especialmente porque esses objectivos eram as recompensas. Há um antigo provérbio chinês que ilustra bem esta situação: “As pessoas não fazem aquilo que o gestor gostaria que elas fizessem, mas sim aquilo que ele inspecciona”.

Se pretendemos que os outros colaborem num projecto e não percam de vista o alvo global do projecto, então devemos recompensar os esforços por eles desenvolvidos no sentido de alcançarem o alvo desse projecto.

De facto, as pessoas não fazem aquilo que o gestor gostaria que elas fizessem, mas sim aquilo que o gestor inspecciona e recompensa.

Estes sistemas de recompensa relacionados com os objectivos pode ajudar-nos a compreender por que razão os gestores de projectos têm muitas vezes responsabilidades, mas não dispõem de autoridade.

Para que a abordagem do gestor do projecto seja frutuosa, cada uma das pessoas ou dos grupos operacionais que estão apostados no êxito do projecto devem concordar em dar a sua colaboração e em coordenar os seus esforços para que nenhuma pessoa seja solicitada a fazer duas coisas ao mesmo tempo.

O gestor de sector avalia os gestores de departamento não só em termos das actividades dos seus departamentos mas também pelo grau de sucesso que o projecto está a ter.

Os gestores de departamento concentram-se não só nos objectivos do projecto em que os seus departamentos estão envolvidos, mas também no sucesso global do mesmo. Os gestores de Departamento tendem a cooperar e a coordenar as diversas ações entre si e com o gestor de Projetos.

Se a empresa não utilizar este tipo de responsabilização formal, tem que se utilizar a abordagem informal.

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