Questões de Concurso de Secretariado Executivo - Estude Grátis

161 Q675357

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação de desenvolvimento da pesquisa (FUNDEP / UFMG)

“[...] A abordagem sobre o tempo, nos dias de hoje, precisa ser holística, ou seja, abordar o corpo, a mente e a alma. Isso porque tudo o que fazemos e queremos fazer, nossos objetivos e metas, passam, necessariamente, pelo tempo.”( NEIVA; D’ELIA, 2014).

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando a temática administração do tempo com o seu respectivo conceito.

COLUNA I

1. Administração do tempo

2. Tempo linear

3. Tempo circula

COLUNA II

( ) É o tempo planejado.

( ) Situações circunstanciais que, independentemente de não serem previstas, acontecem diariamente.

( ) Negocie com seu executivo / pares / colaboradores, horário de despacho, classificação de documentos versus níveis de prioridade, horários para...

A 1 2 3 B 2 3 1 C 3 2 1 D 1 3 2

162 Q675356

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação de desenvolvimento da pesquisa (FUNDEP / UFMG)

Segundo Nivaldo Maranhão Faria, 1984, apud Medeiros e Hernandes, 2010, existem três princípios básicos necessários para as técnicas de organização do trabalho secretarial.

São eles:

A Objetivo: que deve ser claramente estabelecido de modo que seja compreendido; Autoridade: a cada pessoa deve-se atribuir autoridade correspondente; Subordinação: cada pessoa precisa saber de quem deve receber ordens. B Atribuições: realizar serviços gerais do escritório; Prioridades: procurar melhorar o aspecto do desempenho profissional a cada dia; Atividades: são as funções secretariais e as técnicas de gestão. C Eficácia: resultado de busca contínua de conhecimentos; Administração do tempo: desenvolver eficazmente as atividades em tempo hábil; Coordenação: exercer as atividades continuamente para o desempenho profissional em várias etapas do processo produtivo. D Procedimentos: observar o trânsito das atividades no dia a dia; Ambiente e particularidades: racionalização e a redução de movimentos, pois ambientes não acolhedores provocam desatenção e são desestimulantes ao trabalho; Plano de trabalho: planejar o dia de trabalho, deixando livre o tempo para os imprevistos.

163 Q675352

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

O profissional secretário deve manter rotinas de trabalho muito bem planejadas e organizadas, visando eficiência e eficácia em seus resultados. É essencial que saiba avaliar se tais atividades são importantes e urgentes; urgentes, mas não importantes; importantes, mas não urgentes; e não importantes, nem urgentes. Considera-se uma tarefa importante e urgente quando

A é relevante em termos de valores e resultados e pode ser planejada e executada de acordo com os prazos estabelecidos. B pouco significa em termos de resultados efetivos, apesar do curto prazo em que deve ser cumprida. C é redutora de tempo, apesar de seus resultados não apresentarem grande valor. D se acrescenta valor a seus resultados, apesar de cumprida no momento em que é solicitada. E exige atenção imediata, pois tem valor e seu prazo de execução está se esgotando.

164 Q675351

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

O ato de controlar e fiscalizar o material utilizado em seu departamento contribui para que o secretário funcione como unidade de apoio na gestão de recursos materiais. Ao detectar que um membro da equipe está utilizando em demasia e em benefício próprio os serviços de reprodução de documentos, o secretário deve

A informar imediatamente, por telefone, o chefe direto do membro da equipe, para que tome as providências cabíveis. B encaminhar e-mail ao membro da equipe, informando que tomará providências em relação ao bloqueio das máquinas e dos papéis do departamento para fins pessoais. C publicar mensalmente no quadro de avisos do departamento uma planilha de custos com reprodução de documentos pessoais, como forma de chamar a atenção de todos para tal prática. D estabelecer critérios para tal prática, apresentando ao departamento as despesas dela decorrentes e solicitando cautela e autorização para esse fim. E relatar o ocorrido ao seu chefe, solicitando que o membro da equipe seja transferido de imediato para outro setor, já que a prática é rotineira e traz prejuízo ao departamento.

165 Q675350

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

O secretário deve estar sempre atento para receber clientes internos e externos, tratá-los com competência e cortesia e proporcionar a todos um ambiente organizacional positivo. Três atitudes são necessárias na recepção e no atendimento ao cliente:

A ativas, reativas e proativas. B reativas, proativas e lânguidas. C ponderadas, resilientes e inativas. D resilientes, reativas e rígidas. E ponderadas, letárgicas e ativas.

166 Q675349

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

Controlar eficazmente a agenda e o follow-up é uma das técnicas mais produtivas para a rotina de um secretário, pois essas ferramentas, em sintonia com as atividades e responsabilidades do chefe, auxiliam de forma produtiva a administração do tempo e seus compromissos diversos. Na pasta de follow-up, o secretário deve guardar, especificamente,

A originais e documentos importantes. B ficha de acompanhamento do assunto. C processos jurídicos e administrativos em sua íntegra. D relação de contatos de todos os departamentos. E planilha de aniversários dos familiares e amigos do chefe.

167 Q675348

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

O relacionamento que o secretário deve manter com o chefe é condição de extrema importância para o bom desempenho de suas atividades, afetando diretamente os resultados das tarefas. Para que tal relação seja produtiva em todos os aspectos, é necessário

A conhecer todos os conceitos de inteligência emocional e aplicá-los ao chefe, testando-os todos os dias. B aceitar o temperamento e a personalidade do chefe, fazendo com que ele entenda também o seu temperamento e a sua personalidade. C ter conhecimento sobre si, sobre a cultura organizacional e sobre os fatores que influenciam o comportamento do chefe. D preocupar-se em realizar as atividades sob sua responsabilidade, sem se focar exatamente na comunicação produtiva. E buscar ajuda de profissionais da área de relacionamento interpessoal, para compreender exatamente a personalidade de seu chefe e manter-se no emprego.

168 Q675347

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

Organizar e assessorar uma reunião demanda, por parte do secretário, conhecimentos, informações e atitudes para que seu objetivo seja atingido. Agendamento prévio, convocação de participantes, horário e pauta são fundamentais para uma reunião produtiva. Na confecção da ata, documento que registra resumidamente as ocorrências da reunião, é da rotina do secretário não deixar de registrar, além da data, do horário e do local,

A o tema, a convocação, a moderação e o foco. B o motivo de sua realização, os tópicos discutidos e os equipamentos utilizados. C a motivação, o teor da convocação e a moderação. D quem coordenou, a motivação e o foco. E o tema, quem coordenou, os comparecimentos e os tópicos discutidos.

169 Q675346

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

O trabalho de organização de eventos e viagens demanda a elaboração de projeto, além da parceria do secretário com a chefia e os demais departamentos envolvidos na atividade. Três são as fases de um evento: pré-evento, transevento e pós-evento. Para monitorar as ações durante o transevento, o secretário deve utilizar algumas ferramentas:

A verificação da convocação dos convidados, pauta, expediente e local. B pauta, lista de convidados, local e previsão orçamentária. C cronograma, checklist, matriz de responsabilidades e previsão orçamentária. D agenda, lista de convidados, expediente e nome dos participantes. E cronograma, expediente, convocação e agenda.

170 Q675345

Secretariado Executivo

Ano: 2018

Banca: Fundação Carlos Chagas (FCC)

Na redação da correspondência, o secretário deverá utilizar

A fonte Arial 12, superlativos e numeração em todas as páginas. B fonte Calibri 11, vocativos e numeração a partir da segunda página. C os superlativos Ilustríssimo e Digníssimo, numeração de todas as páginas e fonte Arial 10. D fonte Times New Roman 12 no texto geral, 11 nas citações e 10 no rodapé. E vocativos, fonte Arial Black 10 no texto geral e 8 nas citações.

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