Os documentos recebidos pelo setor de protocolo são de origem interna e externa.

A unidade com atribuições de protocolo não deve receber documentos particulares.

Todos os documentos recebidos deverão ser abertos, inclusive os indicados como sigilosos, tais como os de caráter licitatório.

Quando houver alguma irregularidade que não seja passível de regularização pela própria unidade com atribuições de protocolo, o documento dever ser destruído.

Documentos com indícios de adulteração deverão ser encaminhados ao destinatário, por meio de despacho, expondo as circunstâncias verificadas para apuração de responsabilidade.

Autuação é o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.

Expedição é o instrumento de controle de entrada de documentos em um sistema, em geral na ordem numérico-cronológica.

Registro é o ato de encaminhar o documento para instituições externas.

Recebimento é a ação pela qual um documento passa a se constituir processo.

Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa no órgão.