A descrição é a função arquivística destinada a:...

possibilitar a utilização do documento pelo produtor durante todo o ciclo vital.

estabelecer a categoria de assunto sob a qual os documentos sejam recuperados.

possibilitar que os dados contidos nos documentos cheguem até aos pesquisadores.

representar os documentos por termos ou palavras-chave.

reordenar documentos de um acervo sem prejuízo da organicidade.