No desenvolvimento da organização de documentos num arquivo, o arquivista precisa criar um vocabulário controlado, visando a garantir a fidedignidade do seu trabalho. Nesse sentido, quando ele cria os vocábulos notação, indexação coordenada e ideográfico, utiliza como parâmetros os seguintes correspondentes:
seleção, produção e avaliação.
organização, direção e orientação.
função, procedência e incorporação.
símbolo, unitermo e assunto.
conta, parâmetro e elaboração.
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