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O primeiro a discursar e dar boas-vindas aos convidados sempre é o anfitrião do evento.

O convidado de honra, ocupando seu lugar de destaque, é o primeiro a discursar.

A ordem dos discursos é inversa à ordem de composição da mesa de honra. O primeiro discurso deverá ser feito pela autoridade menos importante e o último, pela autoridade mais importante.

A ordem dos discursos acompanha a ordem de formação da mesa de honra. O primeiro discurso deverá ser feito pela autoridade mais importante e o último, pela autoridade menos importante.

Para não esquecer de anunciar a presença das principais autoridades, o receptivo do evento deve providenciar uma nominata, que poderá ser na forma de lista ou de cartões individuais, mas que deverá conter o nome e o cargo da autoridade.

Em casos de atrasos de autoridades que irão compor a mesa de honra, é aconselhável que o cerimonial deixe uma cadeira extra por perto. A cadeira poderá ser usada pela autoridade assim que chegar, mesmo que a solenidade já tenha começado.

Para que as autoridades não se confundam a respeito de seus lugares na mesa de honra, ao serem chamadas pelo mestre de cerimônias, elas podem ser acompanhadas por alguém da equipe de recepção até os seus respectivos lugares.

Para não diferenciar os convidados da solenidade, o cerimonial não deve reservar locais especiais na platéia, principalmente aqueles localizados nas primeiras fileiras. Essa prática antiga desqualifica o evento.

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Uma organização terá um bom relacionamento com a mídia se exercitar cotidianamente o diálogo com a imprensa, mesmo para os assuntos que não sejam muito agradáveis à instituição.

Na primeira vez que uma notícia que desqualifique a instituição for divulgada, a assessoria de comunicação deve reclamar imediatamente com o editor do jornal para que essa prática não se torne freqüente.

A assessoria de comunicação tem a obrigação de vetar a divulgação de temas polêmicos que envolvam a instituição.

Para contar com a boa vontade da imprensa é necessário que a instituição seja anunciante regular dos veículos de comunicação.

O assessor de comunicação costuma dar entrevistas no lugar da fonte, que, geralmente, é uma autoridade e nunca tem tempo para atender aos jornalistas.

Se o jornalista for arrogante, a assessoria de comunicação precisa tratá-lo de forma superior para que ele se coloque no devido lugar.

Se o repórter chegar à instituição com uma opinião preconcebida a respeito do assunto em pauta, é preciso que a assessoria de comunicação seja didática, apresentando os argumentos da instituição de forma paciente e organizada.

Para não se confundir os papéis, os encontros informais entre jornalistas e fonte devem ser evitados. Eventos do tipo caféda- manhã, almoço ou jantares para jornalistas parecer um possível gesto de cooptação da imprensa.

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deve ser focado em informações técnicas e tabelas demonstrativas.

precisa trazer um conteúdo que seja de interesse público.

deve enaltecer os feitos realizados pela organização.

não deve ser redigido na forma de notícia.

A pior reação da instituição durante uma crise é entrar em pânico e criar alternativas mirabolantes em vez de se ater aos fatos concretos.

Uma boa estratégia para enfrentar as notícias negativas durante uma crise é ser proativo e contar tudo que sabe rapidamente para que a imprensa não se alimente de especulações.

A instituição que prevê o surgimento de uma crise não deve atender o jornalista que queira fazer uma matéria negativa.

É importante que a organização escolha um porta-voz único para falar durante a crise, considerando que essa pessoa deve saber se comportar perante os jornalistas e ter as informações necessárias.

As visitas de autoridades às redações dos jornais são uma prática comum que deve ser estimulada.

Se a autoridade não tem tempo na agenda para receber e atender os vários pedidos de entrevistas, ela pode se propor a atender os jornalistas em grupos segmentados, como, por exemplo, todos os jornalistas de rádio que tiverem interesse na entrevista.

No caso de atraso previsível de uma entrevista coletiva marcada pela instituição, o melhor é não contar aos jornalistas, para evitar que eles vão embora.

No caso de perguntas inconvenientes serem realizadas durante as entrevistas, é importante que a autoridade esteja ciente de que elas podem ocorrer e, antes de tudo, mantenha a calma.