Empregados compõem um dos públicos prioritários para a área de relações públicas. Nesse sentido, vige o dito popular de que primeiro deve-se arrumar a própria casa.

Clientes compõem um público que pertence ao universo de atuação do marketing, já que as relações públicas atuam no campo institucional.

A imprensa compõe um público específico que demanda da área de relações públicas muita negociação com o departamento comercial dos veículos, para que a assessoria de imprensa ocorra da maneira desejada.

O governo é um formador de opinião fortemente influenciado pela mídia, mas, como público de interesse, pertence ao grupo que não está ao alcance das ações de relações públicas, pois possui um alto grau de autonomia e independência.

A análise de ambiente setorial, no diagnóstico, deve considerar que o papel dos stake holders como formadores de opinião tornou-se menos relevante após o desenvolvimento da Internet e da comunicação digital.

Definir a missão e a visão da organização é uma das principais atribuições do diagnóstico ao longo do processo de planejamento.

Após análise e descrição do negócio, produto ou serviço da organização, o diagnóstico deve apresentar algumas alternativas de sucesso, com propostas que sejam factíveis para a realidade organizacional que foi identificada.

O diagnóstico deve conter uma análise detalhada do ambiente interno, que inclui a caracterização dos públicos, do produto ou serviço, os recursos disponíveis, a situação financeira, a estrutura organizacional e os pontos fortes e fracos da organização.

Como peça de apoio operacional, o planejamento anual deve ser obedecido rigidamente, pois, a partir de sua aprovação pela direção da organização, as mudanças para contemplar as situações imprevistas somente serão adicionadas no ano seguinte.

A definição dos objetivos e metas do planejamento a ser executado deve estimular o maior desenvolvimento da organização sem ficar presa à realidade e aos números. Trata-se da primeira carta de intenções do processo de planejamento.

Durante a implementação das ações do planejamento, o controle e o monitoramento têm a função de identificar os problemas para que no próximo planejamento os mesmos erros não sejam cometidos, já que não é mais possível executar ações de correção de desvios.

Na etapa de avaliação, é possível identificar se os objetivos foram alcançados, além de identificar as causas dos sucessos e dos insucessos dentro do contexto da organização.

O projeto deve começar pelo título, seguido da identificação das organizações responsáveis pela promoção e realização da atividade proposta, e de uma breve identificação do projeto com a descrição de seu conteúdo.

O objetivo do projeto, preferencialmente, deve ser subdividido em geral e específico e deve ser seguido de uma breve justificativa que demonstre as razões, as necessidades e vantagens da realização da atividade.

É imprescindível que o projeto identifique e caracterize os públicos que serão atingidos, bem como aponte suas estratégias gerais e a relação de todas as atividades que serão realizadas para que o objetivo seja alcançado.

No projeto específico de relações públicas, diferentemente do planejamento global, o cronograma das atividades é substituído por uma descrição detalhada dos recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos.

Ao enviar um convite, o pronome de tratamento, utilizado na segunda pessoa indireta, leva as concordâncias verbais, nominais e pronominais para a terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomearás vosso substituto.

O vocativo usado nas comunicações escritas dirigidas aos chefes de poder deve ser Excelentíssimo Senhor seguido do respectivo cargo. Exemplo: Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

Vossa Excelência é um pronome de tratamento utilizado para as autoridades públicas que ocupam cargos eletivos; as demais devem ser tratadas por Vossa Senhoria.

No envelope, o correto endereçamento de um convite dirigido a um ministro do TSE deverá ser:

A sua Senhoria o Senhor Ministro

DD. Nome do Ministro

Tribunal Superior Eleitoral

Se o total de autoridades for número par, ocorre uma inversão natural: a autoridade mais importante ocupa o centro esquerdo, que é a posição de maior destaque na mesa, a segunda autoridade mais importante ocupa o centro direito e os demais convidados se revezam entre o lado esquerdo e lado direito.

Se o total de autoridades for número ímpar, o anfitrião deverá ocupar o centro da mesa, as autoridades mais importantes deverão ocupar todo o lado direito e as demais autoridades, todo o lado esquerdo.

Quando o mestre de cerimônia iniciar a composição da mesa de honra, ele deverá chamar as autoridades considerando a ordem do mais importante para o menos importante.

A definição da posição das autoridades entre esquerda e direita deverá seguir a linha de visão do público, ou seja, é considerado como lado esquerdo da mesa o lado esquerdo de quem está assistindo a solenidade e não de quem está sentado à mesa e de frente para o público.

O primeiro a discursar e dar boas-vindas aos convidados sempre é o anfitrião do evento.

O convidado de honra, ocupando seu lugar de destaque, é o primeiro a discursar.

A ordem dos discursos é inversa à ordem de composição da mesa de honra. O primeiro discurso deverá ser feito pela autoridade menos importante e o último, pela autoridade mais importante.

A ordem dos discursos acompanha a ordem de formação da mesa de honra. O primeiro discurso deverá ser feito pela autoridade mais importante e o último, pela autoridade menos importante.

Para não esquecer de anunciar a presença das principais autoridades, o receptivo do evento deve providenciar uma nominata, que poderá ser na forma de lista ou de cartões individuais, mas que deverá conter o nome e o cargo da autoridade.

Em casos de atrasos de autoridades que irão compor a mesa de honra, é aconselhável que o cerimonial deixe uma cadeira extra por perto. A cadeira poderá ser usada pela autoridade assim que chegar, mesmo que a solenidade já tenha começado.

Para que as autoridades não se confundam a respeito de seus lugares na mesa de honra, ao serem chamadas pelo mestre de cerimônias, elas podem ser acompanhadas por alguém da equipe de recepção até os seus respectivos lugares.

Para não diferenciar os convidados da solenidade, o cerimonial não deve reservar locais especiais na platéia, principalmente aqueles localizados nas primeiras fileiras. Essa prática antiga desqualifica o evento.