A descrição de informação contextual e de autoria arquivística aplica-se, exclusivamente, aos arquivos cujas informações são mantidas em sistemas automáticos, pois, neles, torna-se necessário assegurar plena documentação e contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos.

A Instrução Reguladora da Descrição Arquivística de Autores, de Coletividades e de Pessoas Físicas (ISAAR – CPF) foi criada para oferecer diretivas para a elaboração de registros relativos à descrição de produtores de documentos e arquivos.

Os registros de autores arquivísticos destinam-se a descrever entidades coletivas ou pessoas como unidades dentro de repositórios, que são os sistemas de gestão, armazenamento e divulgação de informação.

Os registros de entidades e pessoas podem ser usados para documentar as relações entre essas entidades, além de permitirem o controle da criação de documentos e outros recursos e o uso deles pelos produtores arquivísticos.

Os registros de entidades e pessoas podem ser usados para documentar as relações entre essas entidades, além de permitirem o controle da criação de documentos e outros recursos e o uso deles pelos produtores arquivísticos.

O valor secundário é identificado naqueles documentos que são usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.

É o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa.

É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

O valor secundário é dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatório.

A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermediário.

é o valor do documento para referência e informação.

proporciona provas das origens, das funções, dos procedimentos e das transações importantes de uma organização.

é a qualidade do documento embasada nas utilizações não imediatas ou científicas.

é a qualidade de um documento embasada nas utilizações imediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores.

recolhidos ao Arquivo Nacional.

recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal.

mantidos nos órgãos que os acumularam.

microfilmados.

digitalizados.

O arranjo independe do levantamento prévio das estruturas governamentais.

Arranjo é uma operação distinta de classificação.

O princípio que norteia o arranjo é a obediência aos assuntos dos documentos.

A sistemática do arranjo inicia-se, materialmente, com o recolhimento.

O arranjo interno de um fundo é determinado pelo tema geral desse fundo.

Incorporações

Sistema de arranjo

Idioma

Dimensão e suporte

Nota do arquivista

seção.

série.

fundo.

grupo.

classe.

procedência.

data tópica.

história arquivística.

código de referência.

âmbito e conteúdo.

nível de descrição

nome do produtor

história administrativa

procedência

condições de acesso