Atualmente, a indexação automática sobrepõe-se à manual, em virtude de a identificação e a seleção de termos que representam o conteúdo dos documentos serem atividades realizadas cada vez mais sem a intervenção direta do documentalista.

O processo de indexação aplicado em uma base de documentos dispensa à análise de conteúdo.

O processo de indexação envolve um razoável esforço intelectual, sendo uma atividade, em grande medida, subjetiva. Por essa razão, deve-se evitar a fixação de regras nesse processo.

Entre as funções do sistema de recuperação de informações, a indexação é compreendida na atividade de normalização.

O processo de indexação subdivide-se em três etapas: seleção, aquisição e descrição.

metadados.

listas de cabeçalhos de assuntos e tesauros.

CDD e CDU.

bibliografias.

classificações bibliográficas.

Indicar interface entre conceitos e tópicos é uma ação importante, para o indexador, no processo de indexação.

A indexação é um processo sintético e pode ser decomposta em duas etapas: representação e sumarização.

A exaustividade, uma das dimensões da indexação, corresponde à indexação do documento por meio de termo bastante específico, capaz de abranger com precisão seu conteúdo.

A indexação manual ou intelectual deixou de ser realizada a partir do surgimento da indexação automática, que prevê procedimentos para extração ou atribuição automática de termos.

A representação dos conteúdos dos documentos decorre da análise documentária, procedimento não essencial, mas complementar ao processo de indexação.

Os termos atribuídos pelo indexador têm a função de pontos de acesso, por meio dos quais um documento pode ser localizado e recuperado.

A indexação de assuntos, por consistir na atribuição de cabeçalhos a assuntos, de modo a representar o conteúdo total de itens bibliográficos completos, pode ser considerada uma espécie de catalogação.

O indexador deve realizar leitura integral do documento a fim de apreender seu teor e representar adequadamente seu conteúdo.

Dispor de conhecimento preciso sobre os princípios de indexação é condição suficiente para que o profissional de biblioteconomia realize de forma correta a representação do conteúdo temático dos documentos.

A tradução corresponde à segunda etapa da indexação de assuntos e se refere a toda informação textual de natureza substantiva a ser indexada.