Englobam o atendimento às necessidades operacionais e funcionais da organização, a preservação da história da organização, a proteção de interesses vitais e a proteção da organização frente a processos jurídicos.

Visam arquivar todo e qualquer documento gerado na empresa por pelo menos 20 anos, respeitando os prazos estabelecidos por lei.

Englobam o atendimento às necessidades mercadológicas da organização, permitindo ao cliente acesso irrestrito aos bancos de dados da organização.

Visam primeiramente aumentar o espaço físico para o armazenamento dos documentos em forma de papel.

processo de microfilmagem.

registro topográfico.

processo de digitalização.

plano de classificação.

quadro de equivalência.

o registro e a movimentação.

o recolhimento e o arquivamento.

a emissão de pareceres e a classificação.

a eliminação e a reprografia.

a destinação e a transferência.

arquivo corrente.

arquivo permanente.

arquivo intermediário.

serviço de protocolo.

setor de descarte.

Bezerra, Alberto Luiz

Moreira, Maria Madalena Santos

Cruz, Antônio

Torres, Alisson

Torres, A.

Torres, Beatriz

Barbosa Filho, Élson

Vianna Neto, Milton

Vianna Sobrinho, Marlene

D'Almeida, Paulo

D'Andrade, Roberto

D'Carmo, Anísio

José, Rogério São

Paulo, Carlos São

Rita, Simone Santa

A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público.

As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação da tabela de temporalidade.

Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos com valor informativo.

Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

formados por documentos com valor secundário.

armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.

transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.

formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.

alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

Os principais instrumentos de gestão arquivística são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação.

A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.