A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.

A posição em que são dispostos os documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento (horizontal ou vertical). No tipo horizontal, os documentos são dispostos um atrás do outro, permitindo sua rápida consulta.

Julgue o item.

Conforme o princípio da proveniência ou do respeito aos fundos, é correto afirmar que o fundo fechado não recebe acréscimos de documentos, porque chegou ao seu limite de recebimento.

Julgue o item.

Segundo o princípio da cumulatividade, os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.

Julgue o item.

Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo no momento de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isso implica a abertura dos envelopes que chegam lacrados. O setor de protocolo pode, portanto, abrir a correspondência e identificar os dados de todos os documentos para efetuar o registro.

Julgue o item.

Expedição é a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar. Normalmente, é feita no mesmo dia em que se deu entrada aos documentos no órgão ou, no máximo, no dia seguinte, para que assuntos que exijam urgência não sejam prejudicados por ficarem parados no setor de protocolo.

Julgue o item.

No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deverá adotar uma rotina especial, já que estes só podem ser abertos pelo destinatário. O protocolo controla o recebimento e a distribuição (entrega), seja por meio de um livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.

Observe as tabelas abaixo e relacione as fases da gestão documental com suas definições:

TABELA I

A

Primeira fase: produção - “ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.”

B

Segundo fase: Utilização de documentos - “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.”

C

Terceira fase: Destinação de documentos - “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos...”

TABELA II

()

A fase engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários; nela também são desenvolvidos os sistemas de arqu... Ver mais

A preparação para a microfilmagem inclui diversas atividades (Elkington, 2017), entre elas:

desdobrar e planificar o material;

eliminar os materiais que não devem ser microfilmados;

retirar clipes, grampos e outros prendedores;

reparar ou acondicionar em capas de poliéster os itens que estão frágeis demais para serem filmados.

É correto o que se afirma

Os materiais de grandes formatos requerem procedimentos especiais de microfilmagens. Eles podem ser microfilmados de 2 maneiras (Elkington, 2017):

Como uma única imagem em uma escala menor de redução; ou,

em uma sequência de fotogramas na escala padrão, da esquerda para a direita e de cima para baixo.

Sobre as afirmativas acima, assinale a alternativa correta.