As atividades de avaliação e eliminação serão executadas diretamente pelos órgãos e entidades do Poder Público, sob responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação.

A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público, sem ônus para a administração e para o cidadão.

Não poderão ser contratados serviços terceirizados para a execução de atividades técnicas auxiliares.

Poderão ser contratados serviços terceirizados essenciais para a guarda de documentos públicos, desde que supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.

As empresas terceirizadas, responsáveis pela guarda da documentação do Poder Público, não poderão realizar as atividades de avaliação e eliminação sob sua custódia.

Número identificador dos documentos atribuído pelo sistema.

Usuário responsável pela transferência (sempre que for adequado).

Data e hora de envio/transferência.

Localização atual e localizações anteriores, definidas pelo sistema.

Método de transferência.

de substituição.

de preservação.

eletrônica.

de conformidade.

COM.

Princípio da Territorialidade e Princípio da Proveniência.

Princípio da Proveniência e Princípio da Pertinência.

Princípio da Constitucionalidade e Princípio da Proveniência.

Princípio da Proveniência e Princípio do Respeito Externo.

Princípio da Proveniência e Princípio da Universalidade.

O primeiro grau permite isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo e diferenciála de qualquer outro e o segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituição da ordem interna do fundo.

O primeiro grau permite separar ou agrupar todos os fundos de vários órgãos numa instituição arquivística e o segundo grau permite restabelecer a ordem de chegada desses fundos.

O primeiro grau tem sua aplicação apenas no estabelecimento do valor primário dos documentos e o segundo grau pode ser aplicado tanto nos documentos que tenham valor primário ou secundário.

O primeiro grau tem sua aplicação tanto nos documentos que tenham valor primário ou secundário e o segundo grau tem sua aplicação restrita aos documentos que possuam valor primário.

O primeiro grau permite reconhecer os documentos que compõem um mesmo fundo e o segundo grau permite distinguir e hierarquizar os documentos dentro do fundo e organizá-los em séries.

Levantar a história administrativa dos órgãos, empresas e (ou) biografia do produtores/acumuladores.

Analisar os perfis dos usuários e das pesquisas por eles realizadas.

Realizar exposições, promover palestras e debates relacionados ao acervo.

Utilizar diretrizes e normas técnicas de descrição nacionais e internacionais.

Avaliar os documentos a serem transferidos para o arquivo intermediário.

0.

1.

2.

3.

4.

Guia e Inventário.

Inventário e Catálogo.

Inventário e Índice.

Índice e Tabela de Equivalência.

Catálogo e Repertório.

Documentação livre de uso.

Documentos RAF (restricted access files).

Arquivo corrente.

Central Dinâmica de Arquivos e Documentos (CDAD).

Usa-se o método duplex quando a documentação é dividida em classes conforme o assunto.

Nos casos em que o elemento principal é a situação funcional da pessoa, utiliza-se o método alfabético, por ser o mais direto.

A busca pelo CEP é a característica principal usando-se o método de arquivamento geográfico.

O método ideográfico depende da interpretação dos documentos sob análise, mas garante que haja padronização dos arquivos com outras organizações de porte e segmento de atuação semelhante.