O processo de avaliação em acervos acumulados possui características específicas, pois trata-se de arquivos cuja organização não se deu em função de um programa de gestão de documentos. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados na avaliação de acervos acumulados são:
De acordo com os princípios e conceitos da diplomática, os elementos necessários à criação de documentos são:
São atividades da preservação preventiva:
Entre as medidas preventivas a serem adotadas para a conservação do acervo encontram-se:
A conservação preventiva se diferencia da conservação/restauração principalmente por dois aspectos:
Considerando-se a conservação dos documentos, o bom controle do clima de uma área de guarda de documentos em um arquivo deve:
As calamidades naturais ou provocadas pelo homem, grandes ou pequenas, colocam os funcionários e os acervos das instituições em perigo. Constata-se que muitas vezes a instituição só toma conhecimento das vantagens da prevenção de emergências depois de sofridas experiências. Na maioria dos casos, os riscos podem ser reduzidos ou afastados por um programa abrangente e sistemático de prevenção. A respeito dos fatores fundamentais para a formulação de um programa desse tipo, analise os itens a seguir:
I. a identificação dos riscos e uma atuação cooperativa de todos os envolvidos;
II. um planejamento que adote intervenções de restauração;
III. a identificação dos recursos e o estabelecimento de prioridades; ...
Imprescritibilidade é o princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos:
A efetivação da gestão de documentos (records management) ocorre no Estados Unidos a partir dos relatórios e recomendações da chamada Comissão Hoover entre:
“A deterioração de algumas instâncias institucionais da administração pública brasileira, provocada pelo modelo neoliberal de Estado mínimo, atingiu frontalmente as instituições arquivísticas nacionais que, sob a liderança do Arquivo Nacional, vinham tentando romper, na década de 1980, com a tradição latino-americana dos ‘arquivos nominais’”. (FONSECA, 2005) Por “arquivos nominais” entendem-se:
