Algumas tintas apresentam tendência a borrar, como as de cópias de carbono, outras se tornam quebradiças ou pulverulentas, como as encontradas em partituras musicais e áreas ilustradas de manuscritos. Em tais casos, deve-se evitar fazer limpeza mecânica.

O primeiro passo para estabilizar o documento é a limpeza mecânica, com pincel, que elimina poeira e outras partículas sólidas. Para retirar incrustações ou excrementos de insetos, é necessário usar cotonetes embebidos em solventes apropriados.

A remoção de partículas residuais com pincel e pó de borracha é a mais comum e mais indicada para todos os suportes, mesmo papéis de textura porosa, como o papel japonês.

Para que áreas com manchas e áreas atacadas por fungos não se espalhem pelo documento, deve ser feita a sua higienização com uso da trincha e do pó de borracha, varrendo-se energicamente o documento, a fim de remover os fungos e outras substâncias causadoras do dano.

Quando o papel está molhado, deve-se ter o cuidado para que não ocorra nenhuma intervenção, pois ele perde a encolagem e torna-se muito frágil. Quando seco, o papel retorna à textura original e deve ser submetido à limpeza com pó de borracha, para que os fungos não se desenvolvam.

Entre os agentes de deterioração, podem ser incluídas as intervenções inadequadas, ou seja, as tentativas de realizar reparos em documentos que resultam danos ainda maiores. Por isso, mesmo os pequenos reparos devem ser executados por profissional restaurador.

A maior parte dos fatores biológicos de degradação dos documentos é combatida por meio da simples higienização. Na limpeza do piso e do mobiliário, deve-se usar apenas pano úmido, porque ceras e outros produtos químicos podem exalar gases tóxicos.

Os fungos são organismos que se reproduzem de forma muito intensa e rápida, por meio de esporos, que podem ser encontrados em todos os ambientes, peças do acervo e pessoas; a única forma de combatê-los é utilizando fungicidas.

As brocas, assim como os cupins, não atacam o acervo diretamente, mas atacam a madeira, causando danos a mobiliário, portas e pisos. Para combater a infestação, é suficiente remover as larvas por meio de higienização.

Muitos documentos são vítimas de furto ou vandalismo, percebidos apenas tempos depois. Para evitar esse tipo de ação, é necessário que o arquivo tenha uma política de proteção, ainda que seja um sistema de segurança simples.

Procedimentos como identificação, classificação e controle da informação, com sua inserção em sistemas de informações, são parte das medidas de conservação, uma vez que facilitam a localização dos documentos e reduzem riscos de extravio ou danos.

O calor e umidade excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.

São considerados agentes de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração.

Todas as áreas do arquivo devem ter as mesmas condições climáticas, a fim de manter uma situação estável para quando houver a circulação dos documentos nos ambientes, evitandose choques térmicos e variações de umidade.

A luz natural, sobretudo a radiação ultravioleta, causa danos aos documentos. Para protegê-los, é necessário usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem radiações ultravioleta.