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Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.
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A criação de documentos tem como uma de suas atividades a seleção da espécie documental mais adequada para veiculação do conteúdo informacional.
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Quando se precisa elaborar um instrumento de descrição mais genérico, que contenha informações sobre todos os acervos existentes no arquivo, deve-se optar pelo guia.
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O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.
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As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.
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Para manutenção e conservação dos documentos de arquivo na cidade ou estado em que ele foi acumulado, deve-se aplicar o princípio da territorialidade.
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A heterogeneidade do conteúdo de um documento de arquivo deve ser desconsiderada como uma das características que diferencia os documentos de arquivo de outros documentos que podem ser encontrados no ambiente organizacional.
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O princípio da ordem original não significa, na prática, a manutenção da ordem material dos documentos, mas do contexto em que os documentos foram naturalmente acumulados.
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A organização interna de um fundo de arquivo fundamenta-se na aplicação do princípio da pertinência, que possibilita a manutenção da proveniência interna dos documentos.
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O conceito de subfundo é aplicável quando há necessidade de elaborar planos de classificação dos documentos de arquivo de organizações complexas e com unidades político-administrativas com certa autonomia.
