a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de retenção recomendados.

a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo que a tabela.

a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que podem ou não ser eliminados.

a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevância administrativa, jurídica e informativa.

ser usada por meio de recursos informatizados.

são, quase sempre, órgãos colecionadores de documentos.

são, indubitavelmente, órgãos receptores de documentos.

os métodos de trabalhos usados nestas instituições são, em sua maior parte, similares.

o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte.

são órgãos similares

em caso de sobrenomes iguais, é indiferente a seqüência dessas pastas no arquivo. Ex.: Roberto Silva, Renata Silva

partículas estrangeiras, mesmo escritas com inicial minúscula, são consideradas como parte integrante do nome. E.: de Oliveira, Carlos Santos.

títulos honoríficos são considerados na alfabetação. Ex.: Comendador Araújo, Paulo

quando uma empresa ou instituição for mais conhe- cida pela sua sigla do que pelo seu extenso, deve-se optar pela entrada que melhor atenda a necessidade dos seus consulentes, fazendo sempre uma remis- siva para a forma não adotada. Ex.: ADVB.... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasi

as correspondências recebidas de seção, divisão ou departamento não devem ser arquivadas pelo nome da empresa, mas sim pelo setor que a encaminhou. Ex.: UFRGS – Depto de Pessoal