O objetivo da NOBRADE é estruturar a informação, tornando as descrições adequadas e consistentes; não determina a forma final dos instrumentos de pesquisa, apenas exige a presença dos elementos de descrição obrigatórios.

O nível de descrição é determinado pela profundidade de análise do conteúdo e pelo grau de detalhamento na descrição de um documento ou conjunto documental.

A ISAD (G) é uma norma internacional que propõe padronizar a descrição arquivística a partir da modelagem não estruturada dos conteúdos de cada item da descrição, visando sua recuperação individual, independentemente de qualquer relação entre os diferentes documentos ou os diferentes níveis.

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) adota o sistema de descrição multinível, que usa como base, para os níveis descritivos, a estrutura administrativa da instituição produtora dos documentos, refletindo as relações entre os conteúdos documentais e entre os fundos.

O plano de emergência deve contemplar um plano de restauração de documentos que estabeleça regras e prioridades para intervenção nas peças danificadas em sinistros.

Todo arquivo deve ter um plano de emergência, ou seja, um documento escrito que estabeleça medidas preventivas contra riscos potenciais como insetos, roubo, vandalismo, além de ações de emergência em caso de sinistros, como incêndios e enchentes.

O plano de emergência deve incluir um programa de manutenção do edifício, composto por regras para higienização dos ambientes e do acervo, visto que a sujidade afeta diretamente os documentos e estimula infestações biológicas.

O esquema de comunicação de urgência faz parte do plano de emergência e determina, entre os funcionários do arquivo, quem é o responsável, na situação de sinistro, por fazer contato com o corpo de bombeiros, as famílias de funcionários vitimados e a imprensa.

O esquema de comunicação de urgência faz parte do plano de emergência e determina, entre os funcionários do arquivo, quem é o responsável, na situação de sinistro, por fazer contato com o corpo de bombeiros, as famílias de funcionários vitimados e a imprensa.

No âmbito da definição de prioridades para a descrição, cabe optar tanto pelos documentos mais antigos quanto pelos mais recentes, dando-se prioridade aos documentos com maior demanda, que correspondam às tendências da historiografia e às temáticas em voga.

Um ponto básico para a política de descrição é a hierarquia dos instrumentos de pesquisa, os quais devem contemplar informações essenciais relativas aos documentos e a instituição, partindo do particular para o geral. Os instrumentos podem ser elaborados sucessiva ou concomitantemente.

A descrição não tem relação direta com nenhuma outra atividade arquivística, portanto não é necessário que arquivistas façam parte da equipe, a qual deverá apenas aplicar as normas de descrição.

Além dos elementos descritivos previstos nas normas, alguns instrumentos trazem descritores ou índices como informações complementares. A função secundária de tais anexos permite que sejam elaborados por estagiários ou auxiliares, desde que recebam treinamento básico.

A planificação é fundamental para a política de descrição. É preciso estabelecer cronogramas e metas, prevendo todos os instrumentos de pesquisa, segundo as prioridades preestabelecidas. Devem ser incluídos, também, os trabalhos relacionados a eventos específicos ou efemérides.

A ideia de que o arranjo de cada nível deve ser coordenado com o dos outros, a despeito de diferenças que apresentem, está na base metodológica do sistema de descrição multinível.

A Sociedade dos Arquivistas Americanos define arranjo como o resultado da organização de arquivos segundo usos e interesses jurídicos, históricos e culturais, respeitados os diferentes níveis: fundo, seção, grupo, série.

A literatura arquivística internacional orienta para que não ocorra distinção entre a classificação de fundos e a ordenação de séries documentais. Essas ações devem ser efetivadas simultaneamente, em uma única operação, e gerar um instrumento único.

Ao contrário do preconizado pela literatura internacional, no Brasil, não se realiza a atividade de classificação de fundos. O termo quadro de arranjo, portanto, não indica a relação entre diferentes fundos, mas representa, exclusivamente, o arranjo interno de cada fundo.

Os instrumentos de pesquisa produzidos nas entidades arquivísticas somente devem ser disponibilizados ao público interno, pois podem conter informações que devem permanecer restritas a determinada instituição.

O arquivo deve ter um instrumento de pesquisa auxiliar, com informações acerca da instituição e dos seus fundos documentais. Os demais instrumentos não devem, portanto, repetir tais informações.

Quando todos os núcleos documentais estiverem em condições semelhantes, deve-se dar preferência, para iniciar o trabalho de descrição, àquele fundo mais procurado por seu valor intrínseco ou interesse público.

É obrigatória a elaboração de instrumentos de busca para o principal fundo documental guardado pela instituição, sendo opcional tal elaboração nos demais conjuntos.

Se o principal fundo guardado por um arquivo for muito relevante do ponto de vista do interesse público, deve-se investir na elaboração de instrumentos detalhados para todas as séries documentais que o compõem, mesmo que outros fundos ainda não tenham sido, sumariamente, descritos.

O sistema de descrição multinível possibilita a descrição e a recuperação de documentos distribuídos em níveis hierárquicos, partindo do particular para o geral e embasados na estrutura administrativa da instituição.

A descrição é o conjunto de procedimentos arquivísticos que, considerados o conteúdo dos documentos e a sua importância, gera publicações ou sistemas de informação que permitem a identificação e localização de peças contidas em um arquivo.

Dado que os depósitos de arquivos não são de livre acesso ao público, eles devem dispor de instrumentos de pesquisa que possibilitem divulgar seu potencial informativo e permitam ao usuário identificar, rastrear e localizar os dados de seu interesse.

A descrição e a avaliação de documentos mantêm relação de interdependência, uma vez que os instrumentos de pesquisa devem corresponder sempre às diferentes fases do ciclo vital dos documentos.

A política de descrição estabelecida pela instituição arquivística deve basear-se, prioritariamente, nas informações obtidas dos usuários e elaborar, inicialmente, a descrição detalhada do conjunto documental mais procurado pelo público.

As ações culturais e educativas devem estar voltadas para toda a comunidade, ao passo que as ações educativas devem estar voltadas exclusivamente para estudantes e professores universitários, que usam o arquivo como laboratório de pesquisa.

A ação educativa em instituições arquivísticas é diferente da desenvolvida em bibliotecas e museus, visto que, por estarem voltadas para a pesquisa, elas não recebem visitas de grupos de crianças estudantes, mas apenas de universitários.

As instituições arquivísticas brasileiras não promovem ações culturais porque dispõem de pouca verba, insuficiente até para cobrir os custos do tratamento documental.

Ações culturais desenvolvidas por arquivos podem visar não só a comunidade local, mas a sociedade em geral. Em diversos países do mundo, documentos de arquivo compõem a pauta de programas regularmente transmitidos por rádio e televisão.

Em instituições arquivísticas europeias, é comum a realização de eventos no próprio arquivo, com a participação de público amplo. Tal procedimento não se verifica nos arquivos do Brasil porque os documentos governamentais são de acesso restrito e nesses arquivos não é permitida a entrada do público em geral.

No caso de massas documentais acumuladas, o arranjo deve embasar-se em critérios de ordenação temática, cronológica, geográfica ou em outros que facilitem atender as demandas de busca, uma vez que aspectos administrativos não são acessíveis e se mostram ineficientes na fase permanente de arquivamento, voltada para a pesquisa.

Arranjo é um processo de agrupamento de documentos singulares em unidades significativas e de agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si.

No nível interno do fundo, o arranjo implica em formulação de nova organização para os documentos remanescentes das eliminações executadas nos arquivos correntes e intermediários, segundo critérios que objetivem a localização e o acesso para a pesquisa.

É também denominada arranjo a atividade por meio da qual se visa ordenar os fundos documentais entre si, com base em critérios de hierarquia, caráter oficial do produtor arquivístico e valor dos documentos para a pesquisa.

O termo arranjo, associado a arquivos de terceira idade, tem sido pouco empregado por ser, equivocadamente, entendido como sinônimo de classificação, atividade exclusiva de primeira idade.

A descrição de informação contextual e de autoria arquivística aplica-se, exclusivamente, aos arquivos cujas informações são mantidas em sistemas automáticos, pois, neles, torna-se necessário assegurar plena documentação e contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos.

A Instrução Reguladora da Descrição Arquivística de Autores, de Coletividades e de Pessoas Físicas (ISAAR – CPF) foi criada para oferecer diretivas para a elaboração de registros relativos à descrição de produtores de documentos e arquivos.

Os registros de autores arquivísticos destinam-se a descrever entidades coletivas ou pessoas como unidades dentro de repositórios, que são os sistemas de gestão, armazenamento e divulgação de informação.

Os registros de entidades e pessoas podem ser usados para documentar as relações entre essas entidades, além de permitirem o controle da criação de documentos e outros recursos e o uso deles pelos produtores arquivísticos.

Os registros de entidades e pessoas podem ser usados para documentar as relações entre essas entidades, além de permitirem o controle da criação de documentos e outros recursos e o uso deles pelos produtores arquivísticos.

O valor secundário é identificado naqueles documentos que são usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.

É o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa.

É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

O valor secundário é dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatório.

A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermediário.