Algumas reuniões contam com a presença de um participante estrangeiro. Nesses casos, a secretária deve ter alguns cuidados adicionais:
I a reunião deve ser agendada com maior antecedência, para que todas as providências quanto à viagem do executivo sejam tomadas.
II verificar com o chefe quem será o responsável pela reserva das passagens e do hotel e pelo pagamento das despesas.
III verificar se o executivo estrangeiro viajará sozinho ou acompanhado.
IV de acordo com o período em que ele ficar na cidade, a secretária pode elaborar e sugerir uma programação cultural.
V verificar a necessidade de contratar um intérprete para a reunião.
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