O processo de avaliação, de acordo com a literatura da área, é precedido pela classificação dos documentos, isto é, não se avaliam documentos que não estão organizados.

A macroavaliação, proposta pelos canadenses, está fundamentada na teoria dos valores de Schellenberg.

Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliação de documentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importante operação.

A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

O princípio da pertinência fundamenta o processo de avaliação.

Área de pontos de acesso, na qual são anotados procedimentos para recuperação do conteúdo dos registros, por meio da elaboração de índices, com base em controle do vocabulário.

Área de registro, na qual a informação visa identificar a entidade que está sendo descrita por meio da atribuição de um número identificador, de uma descrição informativa e da atribuição de metadados.

Área de contextualização, na qual são reunidas informações sobre contexto administrativo de acumulação do acervo, eventuais transferências de propriedade ou custódia, intervenções técnicas, dispersões e sinistros relacionados por documentos.

Área de relacionamentos, na qual se registram informações sobre existência e localização de outras fontes documentais que sejam relacionadas ao acervo da entidade descrita, presentes na mesma entidade custodiadora ou em qualquer outra.

Área de controle, na qual é registrada a informação sobre como, quando e por qual instituição foi criado e mantido o registro de autoridade.

de utilização e controle, que apresenta informações a respeito das condições legais de acesso, utilização e reprodução dos documentos, além de palavras-chave acerca dos temas de interesse para pesquisa contidos nos documentos.

de identificação, no qual são apresentadas informações como o nome do conjunto documental descrito, código de identificação, idioma, características físicas dos documentos em questão e estado de conservação.

relativo ao contexto, o qual deve apresentar informações básicas referentes à instituição ou pessoa considerada produtora arquivística dos documentos descritos, além de trazer dados relacionados ao histórico dos documentos até seu ingresso no arquivo.

de estrutura, que deve apresentar, de modo resumido, a estrutura administrativa e hierárquica da instituição produtora de documentos, destacando informações a respeito do trâmite dos documentos.

de acesso, no qual são apresentados os instrumentos de pesquisa disponíveis para acesso àqueles documentos, além de trazer referências acerca de eventuais cópias, reproduções e outros documentos aos quais possam estar relacionados.