A ouvidoria, para ter seu trabalho otimizado, deve dedicar-se ao público externo da instituição, uma vez que o público interno tem seus próprios meios de comunicação e dispensa o trabalho do ombudsman.

O ombudsman deve ouvir e detectar a origem de possíveis problemas que existam na organização.

A instalação de uma ouvidoria é uma ótima alternativa para as instituições que não desejam explorar o caminho da participação e interação com os públicos de forma geral, pois a ouvidoria assume para si essa função.

Já é prerrogativa do ombudsman o papel de guardião dos interesses externos dentro da organização; por isso, ele precisa manter estreita subordinação e dependência das decisões da alta administração da organização.

A imagem de uma instituição é o resultado do balanço entre as percepções positivas e negativas que essa organização passa para determinado público.

A imagem low profile de uma instituição é muito favorável no momento de uma crise.

Uma das formas de trabalhar a imagem de uma organização é começar conhecendo seus atributos positivos e negativos.

Entender a percepção dos atributos da organização, comparálos com a realidade, identificar os possíveis gaps e traçar estratégias que minimizem as falhas são alternativas seguras para obter sucesso na tarefa de gerenciamento de imagem.

Para ser eficiente o clipping precisa ser impresso; a versão eletrônica, que tem sido explorada comercialmente, é incompleta e de difícil manuseio.

A centimetragem é a única forma segura de medir o clipping e o trabalho da assessoria de comunicação. Quanto mais matérias, melhor o trabalho.

Para qualificar ainda mais o retorno do trabalho com a imprensa, a centimetragem do clipping deve ser multiplicada pela tabela de anúncio dos veículos, para que se obtenham os valores financeiros do trabalho.

Para que o clipping seja completo, além de selecionar a notícia que é publicada na parte interna do veículo, precisa também selecionar as chamadas de capa ou destaques.

As visitas de autoridades às redações dos jornais são uma prática comum que deve ser estimulada.

Se a autoridade não tem tempo na agenda para receber e atender os vários pedidos de entrevistas, ela pode se propor a atender os jornalistas em grupos segmentados, como, por exemplo, todos os jornalistas de rádio que tiverem interesse na entrevista.

No caso de atraso previsível de uma entrevista coletiva marcada pela instituição, o melhor é não contar aos jornalistas, para evitar que eles vão embora.

No caso de perguntas inconvenientes serem realizadas durante as entrevistas, é importante que a autoridade esteja ciente de que elas podem ocorrer e, antes de tudo, mantenha a calma.

A pior reação da instituição durante uma crise é entrar em pânico e criar alternativas mirabolantes em vez de se ater aos fatos concretos.

Uma boa estratégia para enfrentar as notícias negativas durante uma crise é ser proativo e contar tudo que sabe rapidamente para que a imprensa não se alimente de especulações.

A instituição que prevê o surgimento de uma crise não deve atender o jornalista que queira fazer uma matéria negativa.

É importante que a organização escolha um porta-voz único para falar durante a crise, considerando que essa pessoa deve saber se comportar perante os jornalistas e ter as informações necessárias.

deve ser focado em informações técnicas e tabelas demonstrativas.

precisa trazer um conteúdo que seja de interesse público.

deve enaltecer os feitos realizados pela organização.

O assessor de comunicação costuma dar entrevistas no lugar da fonte, que, geralmente, é uma autoridade e nunca tem tempo para atender aos jornalistas.

Se o jornalista for arrogante, a assessoria de comunicação precisa tratá-lo de forma superior para que ele se coloque no devido lugar.

Se o repórter chegar à instituição com uma opinião preconcebida a respeito do assunto em pauta, é preciso que a assessoria de comunicação seja didática, apresentando os argumentos da instituição de forma paciente e organizada.

Para não se confundir os papéis, os encontros informais entre jornalistas e fonte devem ser evitados. Eventos do tipo caféda- manhã, almoço ou jantares para jornalistas parecer um possível gesto de cooptação da imprensa.

Uma organização terá um bom relacionamento com a mídia se exercitar cotidianamente o diálogo com a imprensa, mesmo para os assuntos que não sejam muito agradáveis à instituição.

Na primeira vez que uma notícia que desqualifique a instituição for divulgada, a assessoria de comunicação deve reclamar imediatamente com o editor do jornal para que essa prática não se torne freqüente.

A assessoria de comunicação tem a obrigação de vetar a divulgação de temas polêmicos que envolvam a instituição.

Para contar com a boa vontade da imprensa é necessário que a instituição seja anunciante regular dos veículos de comunicação.