A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações. Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas. A gestão de documentos veio a contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor permanente; ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente; ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimônio arquivístico do país,...
Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqüentes.
Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.
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Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.
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No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.
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De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de "Recebidos", para os documentos encaminhados à instituição, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela instituição.
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Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
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O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.
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Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.
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Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.
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No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.