A lista de arquivamento e eliminação, instrumento que permite controlar a vigência dos documentos, indica não só o prazo durante o qual cada documento deve permanecer obrigatoriamente guardado em cada fase (corrente e intermediária), mas também que documentos podem ser eliminados ou descartados.
Os documentos do arquivo intermediário, mesmo que não estejam sendo utilizados pela administração do órgão, não devem ser eliminados porque podem possuir valor jurídico, informativo e histórico.
Existe um código de classificação de documentos que, preestabelecido pelo CONARQ, abrange as atividades-meio comuns aos órgãos da administração pública e deve ser usado como modelo por todos os integrantes do sistema nacional de arquivos.
O primeiro setor administrativo citado no texto, pela descrição feita, apresenta algumas características de um arquivo corrente.
Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, nome dado a conjuntos de procedimentos e atividades relativas ao controle dos documentos, em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação ou à guarda permanente.
O diagnóstico de arquivos consiste em um processo de inspeção e análise do conjunto de políticas, de procedimentos e de pessoas que armazenam, processam e dão acesso à informação em um órgão ou entidade, visando estabelecer sistemas racionais e eficientes para a utilização e a manutenção das informações.
A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.
I Campos, Milton de Sousa
Ferreira, André
Muller, Paul
Sousa, Antônio José
II Almeida, Pedro de
Almeida Filho, João Almeida
São Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antônio
III I Conferência de Gestão de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliação
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Se...
O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a)
As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)
Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos.
I São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
II A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
III A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Assinale a opção correta.
