Questões de Arquivologia da FUNDATEC

A Gestão de Documentos é um importante tema abordado pela Arquivologia. Conforme Souza (2002), os documentos tratam de informação registrada em um suporte decorrente do cumprimento de uma atividade, apta para consulta, estudo ou pesquisa, refletindo as diversas tarefas das quais são decorrentes. Assinale a alternativa que apresenta a principal finalidade dos documentos.
  • A. Auxiliar o administrador de empresas públicas ou privadas na tomada de decisão.
  • B. Reproduzir formalmente e por escrito as atividades executadas na empresa.
  • C. Descobrir os agentes causadores de falhas administrativas ou operacionais.
  • D. Diminuir a ineficiência administrativa causada pela falta de formalização das tarefas.
  • E. Reduzir as falhas de comunicação geradas pelos ruídos organizacionais.
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Arquivamento é a atividade de guardar os documentos de forma sistemática e organizada para futuras pesquisas, buscas e consultas, e também para a sua organização. Assim, todo arquivo deve apresentar precisão e segurança. Os arquivos públicos podem ser correntes, intermediários e permanentes. Relacione os tipos de arquivo com a característica apropriada, associando a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Correntes.

2. Intermediário.

3. Permanente.

Coluna 2

( ) São documentos que aguardam longos prazos de precaução até sua destinação final que é a eliminação ou guarda permanente.

( ) São os documentos em curso, com frequentes pesquisas e consultas, pois atendem às finalidades de sua criação.

( ) São documentos que já cumpriram sua finalidade, porém devem ser preservados para consultas, pesquisas e também pelo seu valor probatório e histórico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

  • A. 1 – 3 – 2.
  • B. 1 – 2 – 3.
  • C. 2 – 1 – 3.
  • D. 3 – 1 – 2.
  • E. 3 – 2 – 1.
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Medeiros e Hernandes (2010) definem que os arquivos de prosseguimento são muito importantes para a empresa, já que, por meio deles, se pode acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências. O arquivo de prosseguimento precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática. O arquivo de prosseguimento é também conhecido como arquivo de andamento ou de:
  • A. Follow-up.
  • B. Feedback.
  • C. Clipping.
  • D. Checklist.
  • E. Dial-up.
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Mazulo e Liendo (2010) definem que, no arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, devem ser seguidas, também, algumas regras básicas. Sendo assim, com base nos mencionados autores, assinale a alternativa correta para o arquivamento pelo método alfabético, em arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes de empresas ou razões sociais:

  • A.

    A Centelha da Esperança Editora Ltda.

    Centro de Tradições Gaúchas (35)

    Comercial de Produtos Alimentícios Rivera Ltda.

    Companhia de Gás do Estado do Rio Grande do Sul – SULGÁS

    Instituto Nacional de Seguro Social – INSS

  • B.

    Centro de Tradições Gaúchas (35)

    Cia. de Gás do Estado do Rio Grande do Sul – SULGÁS

    Comercial de Produtos Alimentícios Rivera Ltda.

    Esperança Editora Ltda. (A Centelha da)

    Instituto Nacional de Seguro Social – INSS

  • C.

    35 Centro de Tradições Gaúchas.

    Centelha da Esperança Editora Ltda. (A)

    Comercial de Produtos Alimentícios Rivera Ltda. INSS -

    Instituto Nacional de Seguro Social

    SULGÁS - Cia. de Gás do Estado do Rio Grande do Sul

  • D.

    Centelha da Esperança Editora Ltda. (A)

    Comercial de Produtos Alimentícios Rivera Ltda.

    Companhia de Gás do Estado do Rio Grande do Sul – SULGÁS

    Instituto Nacional de Seguro Social – INSS

    Trinta e Cinco Centro de Tradições Gaúchas

  • E.

    A Centelha da Esperança Editora Ltda.

    Cia. de Gás do Estado do Rio Grande do Sul – SULGÁS

    Comercial de Produtos Alimentícios Rivera Ltda.

    Instituto Nacional de Seguro Social – INSS

    Trinta e Cinco Centro de Tradições Gaúchas

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No dia 17 de junho de 2015, o Ministério Público do Estado do Pará (MPEP) flagrou a queima de documentos da Secretaria Municipal de Saúde, de determinada cidade do Estado do Pará (PA), após receber denúncias da população. Essa Secretaria de Saúde era alvo de investigações de irregularidades pelo MPEP, devido a supostas fraudes em licitações, folhas de pagamento e plantões médicos. Para efeito dessa questão, considere as seguintes informações: (1) esses documentos foram incinerados indevidamente; (2) eles deveriam ter sido mantidos arquivados pela Secretaria de Saúde, à disposição das autoridades competentes e do público em geral; (3) tais documentos não eram classificados e não tinham nenhuma restrição de acesso. Nesse caso, foram violados os seguintes princípios básicos da segurança da informação:

I. Integridade.

II. Disponibilidade.

III. Confidencialidade.

Quais estão corretas?

  • A. Apenas I.
  • B. Apenas II.
  • C. Apenas I e II.
  • D. Apenas II e III.
  • E. I, II e III.
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Analise as seguintes características:

As características acima definem a:

  • A. Cartografia.
  • B. Criptografia.
  • C. Crisografia.
  • D. Cronologia.
  • E. Paleografia.
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Medeiros e Hernandes (2010) definem que a transferência é a operação que visa a separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu valor. Segundo esses autores, a transferência pretende:

I. Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual.

II. Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos.

III. Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos no arquivo.

IV. Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

Quais estão corretas?

  • A.

    Apenas I e II.

  • B.

    Apenas II e III.

  • C.

    Apenas I, II e III.

  • D.

    Apenas II, III e IV.

  • E.

    I, II, III e IV.

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Segundo Kaspary (2007), na indicação do CEP, entre outras, devem ser observadas as seguintes normas:

I. Não se deve escrever a sigla CEP antes do número respectivo.

II. Não se sublinha o número indicativo do CEP.

III. Os algarismos indicativos devem ser escritos com ponto ou espaço entre o milhar e a centena.

Quais estão corretas?

  • A.

    Apenas I.

  • B.

    Apenas II.

  • C.

    Apenas III.

  • D.

    Apenas I e II.

  • E.

    I, II e III.

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O método alfabético é o mais utilizado dentre as técnicas de arquivística.

Tendo como base o método antes referido, ordene de 1 (um) a 6 (seis), para fins de arquivamento, os nomes arrolados abaixo:

( ) Dra. Silvia Maria Hernandes.

( ) João Bosco de Lavor Pederneiras.

( ) Roberto Malaquias Jr.

( ) Pedro Miquelino Filho.

( ) Ministro Pedro Paulo Teixeira.

( ) Hans Von Stuckert.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

  • A.

    1 – 4 – 2 – 3 – 5 – 6.

  • B.

    2 – 4 – 3 – 1 – 5 – 6.

  • C.

    1 – 3 – 4 – 2 – 6 – 5.

  • D.

    2 – 3 – 4 – 1 – 5 – 6.

  • E.

    6 – 2 – 5 – 3 – 4 – 1.

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Ordene de 1 (um) a 6 (seis), para fins de arquivamento, com base no método alfabético que é o mais utilizado dentre as técnicas de arquivística, os nomes arrolados abaixo:

( ) José Rubens Portella Filho.

( ) Dra. Suzana Maria Vieira.

( ) Alberto Amorim Del Lavoro.

( ) Pedro Paulo Borges.

( ) Vitor Hugo Medeiros.

( ) Anastácio Paratinassus.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

  • A.

    4 – 5 – 3 – 2 – 6 – 1.

  • B.

    5 – 6 – 2 – 1 – 3 – 4.

  • C.

    3 – 6 – 2 – 1 – 4 – 5.

  • D.

    5 – 4 – 3 – 1 – 2 – 6.

  • E.

    3 – 5 – 1 – 4 – 6 – 2.

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