Bezerra, Alberto Luiz

Moreira, Maria Madalena Santos

Cruz, Antônio

Torres, Alisson

Torres, A.

Torres, Beatriz

Barbosa Filho, Élson

Vianna Neto, Milton

Vianna Sobrinho, Marlene

D'Almeida, Paulo

D'Andrade, Roberto

D'Carmo, Anísio

José, Rogério São

Paulo, Carlos São

Rita, Simone Santa

A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público.

As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação da tabela de temporalidade.

Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos com valor informativo.

Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

formados por documentos com valor secundário.

armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.

transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.

formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.

alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

Os principais instrumentos de gestão arquivística são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação.

A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).

As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.

As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

arranjo e classificação.

arquivamento e acondicionamento.

avaliação e seleção.