Área de pontos de acesso, na qual são anotados procedimentos para recuperação do conteúdo dos registros, por meio da elaboração de índices, com base em controle do vocabulário.

Área de registro, na qual a informação visa identificar a entidade que está sendo descrita por meio da atribuição de um número identificador, de uma descrição informativa e da atribuição de metadados.

Área de contextualização, na qual são reunidas informações sobre contexto administrativo de acumulação do acervo, eventuais transferências de propriedade ou custódia, intervenções técnicas, dispersões e sinistros relacionados por documentos.

Área de relacionamentos, na qual se registram informações sobre existência e localização de outras fontes documentais que sejam relacionadas ao acervo da entidade descrita, presentes na mesma entidade custodiadora ou em qualquer outra.

Área de controle, na qual é registrada a informação sobre como, quando e por qual instituição foi criado e mantido o registro de autoridade.

de utilização e controle, que apresenta informações a respeito das condições legais de acesso, utilização e reprodução dos documentos, além de palavras-chave acerca dos temas de interesse para pesquisa contidos nos documentos.

de identificação, no qual são apresentadas informações como o nome do conjunto documental descrito, código de identificação, idioma, características físicas dos documentos em questão e estado de conservação.

relativo ao contexto, o qual deve apresentar informações básicas referentes à instituição ou pessoa considerada produtora arquivística dos documentos descritos, além de trazer dados relacionados ao histórico dos documentos até seu ingresso no arquivo.

de estrutura, que deve apresentar, de modo resumido, a estrutura administrativa e hierárquica da instituição produtora de documentos, destacando informações a respeito do trâmite dos documentos.

de acesso, no qual são apresentados os instrumentos de pesquisa disponíveis para acesso àqueles documentos, além de trazer referências acerca de eventuais cópias, reproduções e outros documentos aos quais possam estar relacionados.

colaboração para a produção de filmes artísticos e documentários

comentários sobre grupos documentais de interesse, feitos pelos arquivistas e abertos ao público, em horários acessíveis

palestras, debates, patrocínio de congressos, lançamentos de publicações e promoção de concursos sobre temas históricos

exposição do documento do mês, selecionado em função de algum evento ou efeméride, no próprio espaço do arquivo

colaboração com empresas de turismo para elaboração de material de divulgação e montagem de circuitos de turismo cultural

Não é possível utilizar as orientações da NOBRADE para confecção dos instrumentos de pesquisa tradicionais, porque esta norma foi elaborada para ser utilizada em sistemas de descrição automatizados e, por isso, seus elementos de descrição são adequados apenas ao formato digital.

O inventário é o instrumento de pesquisa mais tradicional e abrangente, apresentando-se como o modo mais rápido e eficiente de disponibilizar informações para administradores ou pesquisadores. Deve ser, portanto, a primeira atividade de descrição de qualquer instituição.

Os instrumentos mais vantajosos que o arquivista deve elaborar são os catálogos, pois permitem a descrição detalhada de unidades ou peças documentais e requerem pequeno investimento de tempo e pessoal.

O guia é instrumento adequado quando se pretende divulgar informações gerais a respeito de um setor ou uma entidade arquivística e seus fundos e coleções.

O repertório é o instrumento de descrição de arquivos destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento.

O objetivo da NOBRADE é estruturar a informação, tornando as descrições adequadas e consistentes; não determina a forma final dos instrumentos de pesquisa, apenas exige a presença dos elementos de descrição obrigatórios.

O nível de descrição é determinado pela profundidade de análise do conteúdo e pelo grau de detalhamento na descrição de um documento ou conjunto documental.

A ISAD (G) é uma norma internacional que propõe padronizar a descrição arquivística a partir da modelagem não estruturada dos conteúdos de cada item da descrição, visando sua recuperação individual, independentemente de qualquer relação entre os diferentes documentos ou os diferentes níveis.

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) adota o sistema de descrição multinível, que usa como base, para os níveis descritivos, a estrutura administrativa da instituição produtora dos documentos, refletindo as relações entre os conteúdos documentais e entre os fundos.

O plano de emergência deve contemplar um plano de restauração de documentos que estabeleça regras e prioridades para intervenção nas peças danificadas em sinistros.

Todo arquivo deve ter um plano de emergência, ou seja, um documento escrito que estabeleça medidas preventivas contra riscos potenciais como insetos, roubo, vandalismo, além de ações de emergência em caso de sinistros, como incêndios e enchentes.

O plano de emergência deve incluir um programa de manutenção do edifício, composto por regras para higienização dos ambientes e do acervo, visto que a sujidade afeta diretamente os documentos e estimula infestações biológicas.

O esquema de comunicação de urgência faz parte do plano de emergência e determina, entre os funcionários do arquivo, quem é o responsável, na situação de sinistro, por fazer contato com o corpo de bombeiros, as famílias de funcionários vitimados e a imprensa.

O esquema de comunicação de urgência faz parte do plano de emergência e determina, entre os funcionários do arquivo, quem é o responsável, na situação de sinistro, por fazer contato com o corpo de bombeiros, as famílias de funcionários vitimados e a imprensa.

No âmbito da definição de prioridades para a descrição, cabe optar tanto pelos documentos mais antigos quanto pelos mais recentes, dando-se prioridade aos documentos com maior demanda, que correspondam às tendências da historiografia e às temáticas em voga.

Um ponto básico para a política de descrição é a hierarquia dos instrumentos de pesquisa, os quais devem contemplar informações essenciais relativas aos documentos e a instituição, partindo do particular para o geral. Os instrumentos podem ser elaborados sucessiva ou concomitantemente.

A descrição não tem relação direta com nenhuma outra atividade arquivística, portanto não é necessário que arquivistas façam parte da equipe, a qual deverá apenas aplicar as normas de descrição.

Além dos elementos descritivos previstos nas normas, alguns instrumentos trazem descritores ou índices como informações complementares. A função secundária de tais anexos permite que sejam elaborados por estagiários ou auxiliares, desde que recebam treinamento básico.

A planificação é fundamental para a política de descrição. É preciso estabelecer cronogramas e metas, prevendo todos os instrumentos de pesquisa, segundo as prioridades preestabelecidas. Devem ser incluídos, também, os trabalhos relacionados a eventos específicos ou efemérides.