Em determinado setor de trabalho de um ministério, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos são acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por número. O acesso a esses documentos só é possível com a informação do número do processo, que é gerado no momento de sua autuação. Os demais documentos, como ofícios, memorandos, contratos, relatórios etc., são arquivados pela origem (órgãos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espécie documental (ofícios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localização dos documentos desejados. Em geral, os processos são solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisição de material e contratação de ser...
A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os seguintes itens.
A teoria dos valores dos documentos, criada por Schellenberg, tem como ponto de partida o conceito de records group, que é formado pelos documentos com valor probatório.
Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue os próximos itens.
Embora reconhecida na área a importância da identificação das tipologias documentais produzidas por uma organização, seus resultados não interferem na produção de documentos.
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O levantamento e a identificação das tipologias documentais, no momento em que se pensa em classificar as informações e os acervos, são elementos a mais para o entendimento da organização. Essas informações produzirão sentido, quando entendidas como parte de unidades de classificação definidas pela classificação.
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O estudo das tipologias documentais é secundário sob o ponto de vista da difusão e prioritário no que se refere à conservação e preservação dos documentos.
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A tipologia documental é o resultado do somatório entre o suporte documental e a função dos documentos.
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Os caracteres externos e internos dos tipos documentais são determinados pela própria norma administrativa que estabelece o gênero, o formato, o autor, o trâmite, a data e o conteúdo.
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Na categoria dos documentos constitutivos, comuns às organizações, destacam-se os estatutos, os regimentos internos, os decretos de criação, os contratos sociais, entre outros.
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A classificação, a avaliação e a descrição mudam significativamente de acordo com o suporte físico do documento de arquivo.
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Quando utilizada em uma tabela de temporalidade de documentos, a tipologia documental torna o ato avaliativo mais específico.