O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para   separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:

De acordo com a teoria das três idades, os documentos passam de uma idade para a outra durante o seu ciclo vital.

O critério que deve ser adotado para definir os estágios da evolução dos arquivos e a sua passagem de uma idade para a outra é o(a):

Em uma instituição, uma determinada atividade é realizada utilizando três formulários com duas cópias cada. Cabe julgar se esse processo pode ser otimizado de forma a gerar menos documentos.

Essa atividade é prevista na gestão de documentos na fase de:

Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:

A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE

A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE

A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade

NE Regulamentação produzida pela Universidade

A1.02 Avaliação Institucional