A organização e o registro de documentos e correspondências são tarefas fundamentais para garantir que as informações da empresa estejam sempre acessíveis e bem estruturadas. Para isso, é necessário adotar boas práticas de arquivamento e controle.

Assinale a alternativa CORRETA sobre o registro e organização de documentos e correspondências.

A expedição de correspondência garante o envio correto, rápido e documentado das comunicações oficiais, exigindo cuidado com o registro de saída e com a seleção do meio mais adequado de envio. Acerca do assunto, marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas: 
(__) O livro de registro de correspondência enviada é utilizado para controle de saída de documentos oficiais, incluindo dados como destinatário e data de expedição.

(__) Toda correspondência oficial deve ser registrada, inclusive bilhetes informais e mensagens sem valor administrativo.
(__) O setor de expedição deve definir a forma de envio conforme a natureza da correspondência, podendo utilizar meios físicos ou eletrônicos.
(__) A expedição eficiente contribui para a rast... Ver mais

O uso de correspondências digitais é regulamentado por leis que prezam a proteção da informação. No caso de e-mail institucional essa informação direcionada para um funcionário ou setor da administração pública deve ser mantido:

 Leia a seguinte definição:

“É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo, a várias repartições ou pessoas.”

Esta é a definição de:

As comunicações oficiais devem ser estritamente impessoais e uniformes. Nesse contexto, a correspondência oficial nos órgãos públicos deve seguir:

I. a padronização tipográfica, de papéis e de diagramação dos documentos.
II. a exclusão de itens desnecessários e não ideias e informações do texto.
III. o excesso de sinônimos e palavras ou expressões de duplo sentido.
IV. uma forma fixa de se redigir, uma linguagem administrativa rígida e excessivamente burocrática.

É correto o que se afirma em:

Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo. Sobre correspondências oficiais, o texto acima se refere a:

Sobre correspondências oficiais, a figura acima é um modelo de:

Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.

Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei. 

Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Quando autenticadas, têm o mesmo valor do documento original.