Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos de que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.
O arquivo tem várias funções entendidas como principais que têm suas finalidades, podendo-se citar dentre elas:
I.Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente.
II.Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos.
III.Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
IV.Expedição da correspondência e criação dos modelos para documentos.
V.Criação das normas de gestão documental da instituição.

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