Um usuário, a partir de suas necessidades de informação, dá inicio ao processo de busca e recuperação da informação. O Bibliotecário de Referência, ao qual nesse momento cabe a responsabilidade de indexador, se vale da compreensão da demanda para trazer da base de dados, na forma do pedido de informação, a resposta mais adequada possível às necessidades desse usuário. Lancaster ressalta que são fatores importantes para essa atividade:
a política de indexação e a avaliação das respostas.
a qualidade da estratégia de busca e o vocabulário do sistema.
a extensão do vocabulário e o tamanho da base de dados.
os requisitos de informação e a busca booleana.
os índices de precisão e de revocação.
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