Para quem convoca uma reunião, ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Em se tratando de reuniões e sua importância, analise os itens a seguir:
I. Construa um plano objetivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas: Qual é o objetivo da reunião? Pretende fornecer informações à equipe ou comunicar uma decisão? Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema? Qual é o resultado esperado da reunião?
II. É preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo: hora da reunião; local; objetivos e assuntos a serem discutidos; resultados esperados; preparação necessária por parte de cada um dos participantes.
III. Em uma reunião a palavra deve ser facultada apenas às pessoas com poder de decisão, para que não seja desperdiçado tempo.
IV. É importante que a reunião seja devidamente registrada em uma Ata para posterior consulta e deliberações.
V. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se a mal entendidos face aos objetivos ou a receios provocados por uma falta de clareza na sua apresentação prévia a todos os participantes.
Analisando os itens acima é CORRETO afirmar que:
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