Os motivos básicos que levam a que se descartem documentos em arquivos públicos devem ser:
fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em funcionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.
fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória dos atos de governo.
oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.
derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse administrativo, jurídico ou histórico.
vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente documentos de valor administrativo.
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