Os motivos que conduzem à necessidade de preservar documentos em arquivos públicos devem ser:
oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais.
culturais, para que se preserve a memória dos atos de governo.
oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.
derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, independentemente dos motivos que levaram à criação dos documentos.
de ordem jurídica, relacionados às características governamentais de uma época.
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